Những chứng từ và tìm hiểu Si trong xuất nhập khẩu là gì

SI trong xuất nhập khẩu là gì? Khai báo SI như thế nào?

Rate this post

SI là một thuật ngữ không mấy xa lạ với con dân trong nghề xuất nhập khẩu nhưng với lính mới, đây chắc hẳn là cụm từ khó hiểu. Do đó nếu bạn đang tìm hiểu về xuất nhập khẩu, những kiến thức sau sẽ vô cùng cần thiết. Đó là về : SI là gì? Cách tra cứu và lập SI như thế nào? Bài biết này sẽ giúp bạn hiểu rõ về SI trong xuất nhập khẩu

Người đàn ông cầm màn hình điện tử kèm những biểu tượng tượng trưng cho xuất nhập khẩu
Tìm hiểu SI trong xuất nhập khẩu là gì?

1. SI là gì trong xuất nhập khẩu?

SI trong xuất nhập khẩu là từ viết tắt trong Tiếng Anh của cụm từ Shipping Instruction, nó có nghĩa là các thông tin cung cấp hướng làm, cách thức vận chuyển của chủ hàng hóa (nhà xuất khẩu) cho công ty giao nhận vận tải fowarder để quá trình thực hiện vận chuyển được đảm bảo diễn ra theo đúng yêu cầu của chủ hàng hóa.

Nó giúp hạn chế tối đa những sai lầm thường gặp trên các loại chứng từ khác thông qua chuyển các thông tin hướng dẫn về việc vận chuyển và giao hàng hóa của nhà xuất khẩu đến cho công ty giao nhận vận chuyển hàng hóa, từ đó đảm bảo rằng người giao hàng của công ty giao nhận vận chuyển hàng hóa dựa theo đúng các yêu cầu của người gửi hàng ( chủ hàng – shipper ) và đặc biệt chính là đảm bảo thực hiện theo đúng với vận đơn vận chuyển qua đường biển – Bill of Lading.

Do đó, để dễ hiểu và dễ gọi tên, người ta thường gọi SI trong xuất nhập khẩu là mẫu hướng dẫn công việc vận chuyển hàng hóa hay mẫu hướng dẫn giao hàng.

Thông thường, SI sẽ được gửi đến công ty vận chuyển trước khi làm vận đơn để hạn chế tối thiểu sai sót có thể xảy ra trong quá trình làm việc.

Thực chất, nội dung của một SI trong xuất nhập khẩu rất giống với nội dung của một Packing list ( PL). Do đó, có một số doanh nghiệp soạn thảo PL trước rồi sử dụng nó đổi tên thành SI và gửi tới cho hãng tàu.

2. Vai trò của SI trong xuất nhập khẩu

Bạn có thể hiểu quá trình đặt chỗ là việc booking, thế nhưng hãng tàu chưa biết rõ về hàng hóa và khách hàng có phát sinh thêm những mong muốn ngoài dịch vụ họ cung cấp hay không. Đồng thời, việc cung cấp các thông tin liên quan tới hàng hóa để hãng vận tải biết điều này là bắt buộc để tránh việc phát sinh những sai phạm khác trong vận tải và lấy đó làm căn cứ để quy trách nhiệm.

Cụ thể là trong thực tế, khi gửi yêu cầu vận tải, người gửi hàng thường sẽ phát sinh thêm các nhu cầu cầu khác nhau, như vậy các bên dịch vụ giao hàng rất khó để kiểm soát và báo chi phí phát sinh thêm ( nếu có). Vì vây, khi đặt chỗ xong hãng tàu và công ty Forwarder, họ sẽ yêu cầu shipper (người gửi hàng) note lại các thông tin là những yêu cầu cần phục vụ sẽ thể hiện trên vận đơn. Để khi phát sinh thêm thì SI sẽ là căn cứ để làm rõ được trách nhiệm, sai phạm thuộc về bên nào.

Nhân viên hãng tàu và các container hàng xếp chồng tại cảng
SI giúp hạn chế tối đa những sai sót có thể xảy ra và khiến quá trình làm việc của cả người gửi hàng lẫn người giao hàng cũng trở nên suôn sẻ hơn

SI trong xuất nhập khẩu cung cấp thông tin về việc vận chuyển hàng hóa nên nó giúp đảm bảo người giao nhận vận chuyển hàng hóa theo đúng yêu cầu của người gửi hàng, thống nhất các thông tin trên các chứng từ thủ tục có liên quan như Bill of Lading.

Thông thường, SI sẽ được phía xuất khẩu gửi cho FWD (các đại lý giao nhận/ nhà khai thác vận tải) hoặc các hãng tàu trước khi làm vận đơn để họ có thể lên bản nháp của chứng từ. Sau đó, bản nháp này sẽ được gửi cho khách hàng để được kiểm tra và xác nhận thông tin đã có trên BL (Bill of Lading). Nhờ vậy, nó giúp hạn chế tối đa những trường hợp sai sót có thể xảy ra trong quá trình làm việc.

Ngoài ra, thông tin được chỉ ra trên SI trong xuất nhập khẩu cũng thể hiện rõ ràng các mong muốn của shipper cần đươc phục vụ ra sao. Ví dụ như việc shipper muốn được nhận loại vận đơn gì, những thông tin cần thiết phải thể hiện trên vận đơn, shipper cần cung cấp các thông tin gì về hàng hóa cho người chuyên chở (carriers) giúp thống nhất các mục, tránh việc phát sinh thêm các phần không có trong yêu cầu. Nhờ đó, quá trình làm việc của cả người gửi hàng lẫn người giao hàng cũng trở nên suôn sẻ hơn.

3. Những thông tin quan trọng trên SI

Mẫu chứng từ SI
Những thông tin có trong SI của một công ty

Đây là những thông tin rất quan trọng, nó ảnh hưởng nhiều đến quá trình thực hiện vận chuyển hay giao nhận hàng hoá nên cần thể hiện rõ ràng, cụ thể. Đó sẽ là :

  • Số và ngày đặt hàng Booking (Booking number)
  • Tên của đơn vị vận chuyển được chỉ định sẵn (chuyến tàu, chuyến bay), tên tàu và số chuyến
  • Tên của bên xuất khẩu hàng hóa hay còn gọi là Shipper
  • Tên của bên nhận hàng (nhà nhập khẩu) hay còn gọi là Consignee ở quốc gia khác đang chờ nhận hàng và tên của người nhận thông báo hàng đến (Notify party)
  • Tên của những loại hàng hóa cần xuất nhập khẩu
  • Nơi nhận hàng (Final destination)
  • Mô tả hàng hoá, số lượng hàng hóa, trọng lượng, kích thước,…
  • Số lượng container, số seal
  • Trọng lượng tịnh và tổng của VGM với CBM
  • Cảng bốc hàng: Nơi hàng hóa được đưa lên tàu để sẵn sàng vận chuyển
  • Cảng xếp dỡ: Là cảng đến, địa điểm nhà cung cấp cần vận chuyển hàng hóa đến
  • Thời gian phải giao hàng: để ước tính thời gian xếp hàng lên container là làm các thủ tục khác
  • Địa điểm giao hàng: địa điểm giao hàng phải chính xác để đảm bảo hàng hóa được giao đúng nơi và đúng thời gian như đã thỏa thuận ở các hợp đồng kinh tế.
  • Điều khoản thanh toán cước tàu (Payment terms (prepaid or collect): tùy theo thỏa thuận mà hai bên có các cách thức thanh toán khác nhau, có thể là trả ngay khi đưa hàng lên tàu, trước khi vận chuyển hoặc sau khi hàng hóa đến tay người nhận, bằng chứng là các chứng từ được gửi về cho nhà xuất khẩu để bên này thanh toán cho công ty vận chuyển.
  • Bên cạnh đó, tuỳ từng trường hợp hay từng nhãn hàng vận chuyện sẽ có quy định cụ thể thì cần thêm các hồ sơ bổ sung khác ( nếu có)

Nếu mặt hàng trong SI có nhiều loại khác nhau, bên phía shipper thường sẽ gửi đính kèm thêm packing list để hỗ trợ cho việc khai báo (submit) thông tin cho phía hãng tàu/forwarder được chi tiết, cụ thể hơn.

4. Các cách khai báo SI (submit SI)

Để khai báo SI trong xuất nhập khẩu, người ta thường sử dụng hai cách phổ biến như sau: Khai báo trực tuyến trên website của hãng tàu mà mình vận chuyển và khai báo qua email.

4.1. Khai báo trực tuyến trên website của hãng tàu vận chuyển

Chữ website và máy xúc, cần cẩu
Khai báo trực tuyến trên website của hãng tàu vận chuyển là cách khai báo thông dụng nhất hiện nay

Đây là cách khai báo thông dụng nhất hiện nay cho việc submit thông tin SI trong xuất nhập khẩu. Theo như đánh giá khách quan ngành logistics, cách thức này khá là thuận tiện, phù hợp và dễ dàng hơn, nhất là khi trên thế giới đang hướng tới công nghệ 4.0 thì việc khuyến khích sử dụng qua web để tối giản hóa các bước là điều được đánh giá cao và ưu tiên hàng đầu.

Việc khai báo bằng web cho phép chúng ta sửa chữa linh hoạt thông tin sau khi đã hoàn thành SI trên website, nhờ vậy giúp tiết kiệm được thời gian thay vì khi sử dụng gửi thư, từ thông qua email. Nhưng ngược lại, cách này vẫn tồn tại một số nhược điểm. Đó là:

  • Bị ảnh hưởng bởi mạng internet
  • Hệ thống website của các hãng tàu hay gặp phải tình trạng bảo trì, gặp lỗi.

Tình trạng này sẽ làm trễ thời gian khai báo thông tin SI. Khi gặp phải vấn đề này, bạn cần tốn thêm một khoảng thời gian để gửi kiểm tra hoặc gửi thông tin SI qua cách thức bằng email.

Ngoài ra, có một vài hãng tàu nếu khai báo thông tin SI trong xuất nhập khẩu qua email thay vì hệ thống, có thể bị phạt tiền submit bill cao hơn so với khai báo trên hệ thống.

4.2.Khai báo qua email

  1. Đối với shipper: Họ sẽ gửi thông tin cần thiết cho SI tới các hãng tàu (đối với hãng tàu yêu cầu submit thông tin qua email) hoặc fowarder nếu sử dụng dịch vụ giao nhận vận tải.
  2. Đối với forwarder: sau khi nhận thông tin từ shipper, họ dùng mail gửi thông tin tới hãng tàu để thành lập bill vận chuyển (đối với hãng tàu yêu cầu submit thông tin qua email)
Chữ email và bức thư
Khai báo SI thông qua email

Như vậy, trên đây là tổng quan về SI trong xuất nhập khẩu. Hy vọng thông qua bài viết này MECI sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn vai trò và vị trí của SI cần thiết trong một lô hàng như thế nào, giúp bạn học tập và làm việc tốt hơn.

Xem thêm một số bài viết liên quan:

Scroll to Top