Những chứng từ liên quan đến xuất nhập khẩu xuất hiện một số thuật ngữ chuyên ngành mới lạ được viết tắt khá khó hiểu, trong đó có POL. Vậy bạn có biết POL là gì trong xuất nhập khẩu? Mời các bạn cùng MECI giải đáp những thắc mắc đó.
Mục lục
1. POL là gì trong xuất nhập khẩu?
Khái niệm về POL trong xuất nhập khẩu
POL trong xuất nhập khẩu là kí hiệu viết tắt của từ Port Of Loading trong tiếng Anh (Cảng xếp hàng), nghĩa là địa chỉ của một nơi thường dùng để đóng hàng hóa, xếp hàng lên container (cont) và chuẩn bị đưa đi vận chuyển xuất nhập khẩu. Nó thường được gắn liền với tên của một cảng xác định. Ví Dụ: Port of Loading HOCHIMINH PORT, VIET NAM
Có một điểm cần lưu ý về POL là thuật ngữ này được sử dụng chủ yếu trong ngành xuất nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển. Đối với hàng hoá vận chuyển đường hàng không, người ta sẽ sử dụng một thuật ngữ khác là AOL – Airport Of Loading trong chứng từ.
Ngoài ra, có một thuật ngữ có hình thức gần giống với POL là POD. Cụm từ này là ký hiệu viết tắt của từ Port of Discharge trong tiếng anh và đây cũng là một trường giá trị quan trọng khi thực hiện thông quan hay vận tải hàng hóa. Thế nhưng, trong khi POL là địa điểm xếp hàng còn POD là địa chỉ của cảng dỡ hàng (áp dụng cho hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển). Với những hàng hóa vận chuyển bằng đường hàng không trong xuất nhập khẩu sẽ sử dụng cụm từ Airport of Discharge (AOD).
Thuật ngữ khác trong ngành xuất nhập khẩu
Ngoài việc tìm hiểu POD, POL là gì trong xuất nhập khẩu thì còn rất nhiều thuật ngữ khác cũng thường xuyên được sử dụng. Bạn có thể tham khảo thêm một số thuật ngữ cần biết trong xuất nhập khẩu như:
- C/O – Certificate Of Origin: là giấy tờ chứng nhận xuất xứ của hàng hóa do các cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp. C/O này cần đảm bảo theo quy định của bên nước xuất khẩu và nước nhập khẩu.
- CBM – Cubic Mert: là đơn vị đo kích thước, khối lượng của hàng hóa để tính phí vận chuyển. Thuật ngữ này được sử dụng chung cho các hình thức vận chuyển khác nhau như đường bộ, đường biển, đường hàng không.
- PL – Packing List: là bảng kê chi tiết các loại sản phẩm hàng hóa cho việc xuất khẩu và nhập khẩu được doanh nghiệp đưa ra. Đồng thời, trong PL cũng nêu rõ cách thức đóng gói, số lượng, sản lượng… trong mỗi lô hàng.
- B/L – Bill Of Lading: là những chứng từ vận tải được cung cấp bởi bên đơn vị dịch vụ vận chuyển hàng hóa. Chứng từ này tương tự như biên bản xác nhận việc thực hiện dịch vụ vận chuyển của đơn vị vận chuyển hàng.
- PO – Purchase Order: tức là đặt hàng, nó là dạng phiếu yêu cầu mà bên mua hàng gửi cho bên cung cấp bán hàng.
- HS Code: là hệ thống mã hóa dành riêng cho hàng hóa, giúp kê khai các sản phẩm trong chứng từ xuất nhập khẩu sản phẩm.
- D/O – Delivery Order Fee: tức là lệnh giao hàng do hãng tàu vận chuyển phát hành cho mục đích nhận hàng. D/O sẽ được trình lên cho bên giám sát phía kho ở cảng đến trước khi rút hàng khỏi kho, bãi, container…
2. Lý do phải đóng hàng tại cảng POL là gì?
Một doanh nghiệp có thể có quyền lựa chọn đóng hàng hoá, sắp xếp hàng hoá lên container ngay tại kho của mình để thuận tiện và tiết kiệm chi phí vận chuyển thay vì chuyển hàng ra cảng tàu. Tuy nhiên, với các doanh nghiệp nhỏ, không có kho riêng hay kho quá xa cảng tàu thì đóng hàng tại cảng POL trong xuất nhập khẩu sẽ là một phương án tối ưu nhất dành cho trường hợp này.
POL trong xuất nhập khẩu sẽ là một địa điểm nhỏ thay thế cho cảng tàu, giúp các doanh nghiệp được đóng hàng tại nơi gần nhất, thuận tiện cho việc vận chuyển và kiểm soát hàng hoá, tránh được các vấn đề phát sinh khi phải vận chuyển hàng đi xa tới cảng tàu. Đồng thời, nó cũng giúp tiết kiệm khá nhiều chi phí và thời gian cho doanh nghiệp.
Ngoài ra, nếu gặp trường hợp hàng cần xuất khẩu được cung cấp bởi nhiều kho hàng khác nhau thì đóng hàng tại cảng POL lại là sự lựa chọn hoàn hảo.
POL sẽ là điểm tập kết chung của các kho. Tại đây, hàng hoá được các kho vận chuyển về để sắp xếp và đóng trực tiếp vào container. Tại cảng POL sẽ có công nhân, xe nâng, băng chuyền, xe cầu nhằm đáp ứng nhu cầu đóng hàng hóa của các doanh nghiệp. Điều này hỗ trợ rất nhiều cho những doanh nghiệp có diện tích kho nhỏ hay khoảng cách giữa các kho với nhau quá lớn, gặp khó khăn trong việc tập kết hàng trước khi đưa đi xuất nhập khẩu.
3. Quy trình đóng xếp hàng tại POL trong xuất nhập khẩu
Bạn có biết tại cảng POL, người ta có quy trình đóng xếp hàng như thế nào không? Trên thực tế, quy trình đóng hàng hóa tại đây không quá phức tạp. Tuy nhiên, đây là điều mà bất cứ ai cũng cần hiểu rõ để tuân thủ chính xác, tránh mất thời gian do sai sót.
Các bước đóng xếp hàng hoá tại cảng POL trong xuất nhập khẩu:
Bước 1: Xin booking và duyệt lệnh cấp container rỗng
Đầu tiên, doanh nghiệp cần xin booking (tức là việc đặt chỗ với hãng tàu vận chuyển quốc tế hay còn gọi là hãng tàu chuyên chở hàng hóa xuất nhập khẩu) và lệnh cấp container rỗng để phục vụ việc đóng hàng từ các hàng tàu. Nhiều hãng sẽ duyệt các lệnh cấp qua email, tuy nhiên lại có các hãng tàu có quy định và thủ tục quá khó khăn nên bạn cần phải trực tiếp đến văn phòng thì mới được duyệt lệnh cấp này.
Bước 2: Tiến hành đóng tiền trải bãi
Sau khi đã có lệnh cấp container và booking, công việc kế tiếp chính là liên hệ thương vụ cảng để đóng tiền trải bãi. Lưu ý rằng doanh nghiệp nên báo và đóng tiền tùy theo phương pháp đóng hàng mà mình mong muốn và yêu cầu. Các phương pháp thủ công như xe nâng hay cẩu có những mức phí là khác nhau.
Bước 3: Đăng ký ngày giờ để lấy cont rỗng
Bước tiếp theo bạn cần làm khi đóng hàng tại xuất nhập khẩu là liên hệ nhân viên điều độ cảng để đăng ký lấy cont rỗng và đăng ký trước 1 ngày đóng hàng. Lí do là nếu đợi tới ngày đóng hàng mới đăng ký lấy cont thì có khả năng sẽ rơi vào trường hợp không có cont hoặc cont không được tốt như mong muốn. Doanh nghiệp có thể sẽ mất rất nhiều thời gian để chờ đợi dẫn đến đóng hàng không kịp hay thậm trí là bị rớt tàu. Hậu quả là gây ra rất nhiều thiệt hại về tiền của và cả uy tín của doanh nghiệp với khách hàng.
Bước 4: Thực hiện nhận cont và kiểm tra cont.
Bước tiếp theo khi đóng hàng tại cảng POL trong xuất nhập khẩu là gì? Sau khi có số cont, bạn lấy seal tàu và cần tiến hành kiểm tra kỹ càng chất lượng cont thật kỹ như sàng, nóc, góc, cạnh phía trong và ngoài cont… Đặc biệt, đối với hàng lạnh thì nhân viên kiểm tra cần khép hờ cửa xem thử có ánh sáng nhỏ vào không, nếu có thì tức là cont đã bị thủng, cần đổi trả ngay.
Lưu ý: Nên chụp hình tình trạng cont trước khi đóng hàng, kiểm tra xem cont có bị thủng không để làm bằng chứng khi gặp trường hợp cont xấu phải xin đổi cont khác, đảm bảo an toàn cho hàng hóa khi vận chuyển.
Bước 5: Liên hệ điều độ cảng và tiến hành đóng hàng
Sau khi thực hiện kiểm tra cont và có cont đạt chuẩn thì liên hệ với nhân viên điều độ cảng để điều công nhân, xe nâng, cẩu để thực hiện công tác đóng hàng. Nhân viên điều độ cảng ở đây là những người chịu trách nhiệm thực hiện các công việc liên quan xuất nhập khẩu. Nhiệm vụ chính là điều phối container lên các tàu hàng hóa hoặc chuyển hàng hóa từ tàu xuống dưới cảng để phân chia các container.
Một số lưu ý bạn cần biết và phải cực kỳ cẩn thận khi đóng hàng tại cảng POL như:
- Cần tính toán việc đóng hàng sao cho tối ưu nhất, không để thừa hàng hóa sau khi đóng. Bởi vì nếu thừa hàng hóa ra so với quy định thì sẽ phải đưa hàng hoá ra và đóng lại từ đầu. Vấn đề này vừa gây mất nhiều thời gian lại tốn thêm nhiều chi phí.
- Đảm bảo đóng hàng an toàn nhất: Hàng hóa cần được đóng cẩn thận, tránh việc hàng sau khi đóng không kĩ bị rơi vỡ trong cont trong quá trình vận chuyển. Bạn cần kiểm tra, tính toán phân bổ đều trọng lượng hàng hoá trong cont, tránh tình trạng mất cân bằng gây nguy hiểm trong cả quá trình xếp dỡ. Có nhiều trường hợp còn bị thu thêm phí do vấn đề này không thực hiện đúng quy định.
- Kiểm tra kỹ số lượng hàng hóa trong lúc đóng hàng để đảm bảo nhận và đóng đủ số lượng được giao. Trong quá trình đóng xếp hàng hoá, nhân viên cần kiểm tra hàng nhận đóng có bị hư hại gì không, nếu có cần chụp hình lại vào báo cho chủ hàng. Bởi vì khi giao hàng cho mình, chủ hàng luôn ghi trong biên bản là nguyên đai, nguyên kiện. Nếu như không cẩn thận, họ sẽ quy trách nhiệm cho mình.
- Cần giám sát chặt chẽ đảm bảo hàng hóa không bị mất trộm trong quá trình đóng hàng. Nếu hàng thuộc loại dễ mất và số lượng lớn, cần có thêm 1-2 người phụ trách quan sát quá trình đóng hàng.
Bước 6: Đóng hàng xong, mang packing list hạ và VMG báo điều độ cảng nhập máy.
Sau khi đóng hàng hóa xong, bạn cần mang Container Packing list và VMG để báo cho điều độ của cảng tàu tiến hành nhập máy lên hệ thống quản lý.
Trong đó, Container Packing List hay còn được gọi là Packing List hạ và được hiểu là một giấy chứng nhận được hãng tàu phát hành để đưa cho chủ hàng điền thông tin hàng hóa lên đó. VMG ở đây là là phiếu xác nhận toàn bộ khối lượng (Gross Weight) của cả vỏ container và hàng hóa.
Bước 7: Thanh lý và vào sổ tàu
Cuối cùng, đơn vị cảng tàu sẽ tiến hành vào sổ cho lô hàng hóa của bạn. Kết thúc quá trình đóng xếp hàng hóa tại cảng và chuẩn bị đưa đi vận chuyển xuất nhập khẩu.
Trên đây chính là những giải đáp về POL là gì trong xuất nhập khẩu, hi vọng qua những thông tin mà MECI chia sẻ, bạn sẽ hiểu được nhiều thuật ngữ hơn trong xuất nhập khẩu và ứng dụng thật tốt trong quá trình làm việc của mình.
