Trong thời buổi hội nhập kinh tế quốc tế, xuất nhập khẩu và logistics được đánh giá là chủ đề nóng và được nhiều người quan tâm, đặc biệt là các doanh nghiệp. Khi tìm hiểu về lĩnh vực này, các bạn thường thắc mắc về khái niệm ETD được xuất hiện nhiều trên chứng từ. Vậy ETD là gì trong xuất nhập khẩu? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp “tất tần tật” thông tin về ETD trong xuất nhập khẩu.
Mục lục
1. ETD là gì trong xuất nhập khẩu?
ETD là từ viết tắt của cụm từ Estimated time of departure trong tiếng Anh, nó có nghĩa là ngày giờ khởi hành dự kiến của lô hàng sau khi rời kho lưu trữ. Trong đó, thời gian khởi hành này sẽ được tính toán dựa trên những thông tin từ người vận chuyển cung cấp và nhiều yếu tố khác nhau.
Thuật ngữ ETD trong xuất nhập khẩu về cơ bản sẽ được sử dụng chủ yếu trong 2 trường hợp sau:
- Trong lĩnh vực logistic; vận tải: Estimated time of depature – Thời gian khởi hành dự kiến
- Trong lĩnh vực giao nhận: Estimated time of delivery – Thời gian giao hàng dự kiến.
Một số lưu ý khi sử dụng thuật ngữ này: Thời gian dự kiến và thời gian thực tế khi vận chuyển là khác nhau và chúng thường không khớp với nhau bởi rất nhiều nguyên nhân. Do đó, nhân viên phụ trách vận hành của các hãng vận chuyển cần có nhiệm vụ giải thích cho khách hàng hiểu rằng đây chỉ là thời gian dự tính trên hợp đồng thương mại, có thể không chính xác tuyệt đối so với thực tế. Điều này sẽ giúp tránh được việc khách hàng có phản hồi không tốt về công ty của bạn.
2. Tầm quan trọng của ETD trong xuất nhập khẩu
Bạn có thắc mắc ETD trong xuất nhập khẩu được dùng để làm gì không?
Thứ nhất, nhờ có ETD, đơn vị giao nhận forwarder đầu nhập hoặc khách hàng có thể biết được thời gian khởi hành dự kiến của đơn hàng để theo dõi tình trạng của lô hàng chính xác và có thể kiểm soát được thời gian vận chuyển của đơn hàng, đảm bảo tiến độ giao hàng. Bên cạnh đó, nó còn giúp các doanh nghiệp gia tăng thêm độ uy tín trong chất lượng dịch vụ, xây dựng niềm tin của khách hàng.
Một ví dụ cụ thể hơn là khi một doanh nghiệp đặt mua nguyên vật liệu để sản xuất hàng hoá từ một đơn vị nước ngoài về Việt Nam. Để kiểm soát được tiến độ giao hàng, bên nhà cung cấp sẽ tính toán và đưa ra dữ liệu về ETD. Nhờ có số liệu này, doanh nghiệp sẽ nắm được tình hình giao hàng, dễ dàng sắp xếp hoạt động sản xuất, tránh tình trạng ngừng dây chuyền sản xuất hay hết hàng.
Đồng thời, bên gửi cũng tính toán được thời gian dự kiến đơn hàng của mình đã tới tay khách hàng, từ đó giúp quá trình kiểm soát đơn hàng tốt hơn. Sự chuyên nghiệp đó sẽ giúp bên bán gia tăng được độ uy tín của mình trong lòng khách hàng.
Thứ hai, bên cạnh việc hỗ trợ cho các doanh nghiệp, ETD trong xuất nhập khẩu cũng giúp các chính quyền cảng điều hành lưu thông giao thông hiệu quả, giảm ùn tắc, cải thiện độ an toàn và phân bổ nguồn lực tốt hơn. Việc quản lý xuất hàng của nhiều doanh nghiệp cùng lúc sẽ gặp nhiều khó khăn, khó tránh khỏi những vấn đề phát sinh cho giao thông. Do đó, khi có ETD, các cơ quan quản lý giao thông sẽ dễ dàng nắm được số lượng phương tiện lưu hành dự kiến, từ đó đưa ra những cách giải quyết thích hợp.
Cũng chính vì vậy mà ETD trong xuất nhập khẩu còn giúp giảm thiểu tình trạng ô nhiễm môi trường nhờ việc trì trệ giao thông được cải thiện.
Tuy nhiên, ETD là dữ liệu được dự đoán nên có thể không chính xác tuyệt đối, có thể bị thay đổi hoặc phụ thuộc vào các yếu tố như: phương tiện vận chuyển, khối lượng hàng hóa, loại hàng hóa, điều kiện thời tiết… Cho nên, việc xác định ETD sao cho chính xác nhất luôn là một vấn đề lớn. Tuy nhiên, các kỹ thuật công nghệ cao với thuật toán AI tiên tiến sẽ giúp công việc xác định ETD được dễ dàng, chính xác hơn.
3. Các yếu tố ảnh hưởng đến ETD trong xuất nhập khẩu
Như đã nói, ETD trong xuất nhập khẩu có thể bị thay đổi và phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Vậy những yếu tố đó là gì?
Yếu tố bên ngoài
Sau đây là một số yếu tố bên ngoài ảnh hưởng trực tiếp đến ETD.
Đầu tiên là các phương tiện vận chuyển. Bởi các phương tiện như máy bay, tàu, xe,… có tốc độ khác nhau và cũng di chuyển trên địa hình khác nhau nên thời gian di chuyển không thể giống nhau được, do đó tùy thuộc vào doanh nghiệp lựa chọn phương tiện giao hàng mà đưa ra thời gian ETD sớm hay muộn.
Yếu tố bên ngoài thứ hai gây ảnh hưởng đến ETD trong xuất nhập khẩu chính là thời tiết. Nó ảnh hưởng rất lớn đến sự vận chuyển của bộ phận. Bởi nếu gặp phải tình trạng thời tiết như : mưa, gió, bão, lũ lụt … thì sẽ gặp vấn đề lớn vì phương tiện vận chuyển không thể đi được và thời gian xuất kho cũng sẽ muộn hơn so với dự kiến, có khi chậm trễ lên đến nửa tháng hoặc cả tháng.
Yếu tố bên trong
Một yếu tố khác ảnh hưởng đến ngày ETD trong xuất nhập khẩu là khối lượng và kích thước của hàng hóa. Nếu hàng hóa quá cồng kềnh, khó vận chuyển thì thời gian sẽ lâu hơn. Mặt khác, nếu hàng hoá gọn nhẹ, dễ dàng đóng gói thì vận chuyển sẽ nhanh hơn. Và đôi khi với số lượng hàng nhiều thì thời gian kiểm tra và thực hiện các giấy tờ thủ tục sẽ lâu hơn dự kiến. Chính vì thế đôi lúc bị chậm trễ trong quá trình vận chuyển.
Cuối cùng là do yếu tố về tính chất của hàng hóa. Các mặt hàng có nguy cơ dễ hư hỏng sẽ phải vận chuyển sớm và nhanh hơn. Còn các loại mặt hàng dễ vỡ thì sẽ phải di chuyển chậm, cẩn thận để tránh rơi vỡ.
4. Nhầm lẫn phổ biến giữa ETD và ETA là gì?
Lĩnh vực xuất nhập khẩu còn có một thuật ngữ tương tự với ETD, đó là ETA. Người ta rất hay mắc phải những sai lầm do nhận định nhầm lẫn giữa ETD và ETA. Vậy ETA là gì? ETD và ETA khác nhau ở điểm nào?
Thuật ngữ ETA – estimated time of arrival trong ngành xuất nhập khẩu được hiểu là thời gian dự kiến của một lô hàng sẽ tới điểm đến.
Nếu nghe sơ qua thì ETD và ETA khá tương tự nhau, cho nên mọi người rất dễ hiểu nhầm giữa 2 thuật ngữ này, nhất là trong quá trình làm việc. Thường gặp nhất chính là chuyện nhầm lẫn giữa thời gian bắt đầu khởi hành và thời gian dự kiến khởi hành. Có nhiều người thường không để ý kỹ về ngày giờ xuất phát hay thời gian mà hàng hóa sẽ được giao đến nơi, từ đó dẫn tới tình trạng chậm trễ trong các khâu vận chuyển tiếp theo. Vấn đề này đã làm phát sinh nhiều mâu thuẫn giữa bên mua và bên bán.
Có thể nói, việc nhầm lẫn giữa khái niệm ETD và ETA trong xuất nhập khẩu hiện nay đã đem lại nhiều ảnh hưởng lớn tới doanh nghiệp. Nhất là với những chuyến hàng quan trọng, có giá trị lớn, cần phải cẩn thận trong việc vận chuyển tới tay khách hàng. Khi mắc phải sai lầm nhầm lẫn về thời gian giao nhận sẽ gây ra nhiều vấn đề nghiêm trọng, làm thiệt hại cho các doanh nghiệp và cả danh tiếng của phía dịch vụ vận chuyển. Vì thế, việc hiểu rõ được 2 thuật ngữ này rất quan trọng, giúp bạn có thể đưa ra được những phương hướng làm việc chính xác nhất.
5. Cách hạn chế rủi ro ngày ETD trong xuất nhập khẩu là gì?
Trong quá trình làm việc, ngày ETD rất dễ bị thay đổi vì phải chịu nhiều ảnh hưởng từ bên ngoài. Do đó, các bên mua và bán đều phải có cho mình những phương án dự phòng nhằm hạn chế những rủi ro mà nó gây ra.
Để hạn chế được các rủi ro vận chuyển trong ngày ETD, các doanh nghiệp có thể thực hiện các cách thức như sau:
- Cập nhật thông tin, lịch trình di chuyển chi tiết của phương tiện gồm: tên phương tiện, số hiệu, số chuyến bay, lịch cập cảng, bến xe, tình hình di chuyển của phương tiện định kỳ.
- Tìm kiếm thông tin thông qua website của hãng tàu, cảng vụ, cơ quan hải quan…. Hiện nay, một số website còn cho người dùng định vị chính xác tàu trong 24h thông qua định vị GPS toàn cầu.
Đó là những cách thức phổ biến có thể giúp bạn chủ động nắm bắt thông tin hành trình, hỗ trợ cho việc dự đoán được các thay đổi để có thể thông báo kịp cho đối tác. Nếu như làm được điều này thì bạn sẽ được đánh giá rất cao bởi sự tận tâm, chuyên nghiệp của chính mình và bên mua cũng sẽ chuẩn bị được phương án giải quyết khi xảy ra những rủi ro trong quá trình vận chuyển.
Như vậy, bài viết đã giải đáp được câu hỏi “ETD trong xuất nhập khẩu là gì?” và cung cấp thông tin về những vấn đề liên quan. Hi vọng sẽ giúp các bạn có thêm kiến thức về xuất nhập khẩu, hỗ trợ cho quá trình làm việc thật tốt.
Xem thêm một số bài viết liên quan:
