Seal trong xuất nhập khẩu là gì, tại sao nó lại quan trọng?

Trong vận chuyển quốc tế, sử dụng seal nhằm mục đích niêm phong các thùng hàng là một bước không thể thiếu. Seal như một “ổ khóa” để giám sát nhằm đảm bảo an toàn kiện hàng. “Vậy seal trong xuất nhập khẩu là gì và seal quan trọng như thế nào?” là một câu hỏi mà bất cứ ai hoạt động trong lĩnh vực này cần phải hiểu rõ.

Seal trong xuất nhập khẩu là gì?

Seal container hay còn gọi là kẹp chì hải quan (kẹp chì niêm phong) là một dụng cụ nhỏ, chuyên dùng để niêm phong, cố định các thùng container sau khi đã chất hàng hóa trước khi vận chuyển. Seal có thể được lưu hành nội địa và phổ biến hơn là trong các hoạt động xuất nhập khẩu. Trên seal được in tên hãng tàu, mã vạch, chuỗi số thể hiện loại hàng, chất lượng, số lượng của sản phẩm bên trong.

Mỗi seal chỉ có thể được sử dụng một lần, được thiết kế để chịu được các yếu tố tự nhiên và kéo dài suốt hành trình của container cho đến khi nó được khách hàng tháo dỡ tại điểm đến. Seal có đặc tính kỹ thuật như một miếng niêm phong chì, sẽ tự động bong ta khi mở container. Vì thế nếu phát hiện seal bị hư hỏng, bong ra trước khi nhận hàng, hàng hóa phải được kiểm tra lại số lượng và chất lượng cẩn thận, vì có thể thùng hàng đã bị xâm nhập trước đó.

Seal có nhiều màu sắc do mỗi đơn vị vận chuyển thường lựa chọn màu khác nhau để dễ phân biệt, hàng hóa bên trong không ảnh hưởng đến màu sắc của seal niêm phong.

Công dụng của seal niêm phong

Chức năng của Seal trong xuất nhập khẩu là gì? Gồm có ba chức năng chính, cụ thể:

• Niêm phong hàng hóa trước khi vận chuyển
• Đảm bảo sự nguyên vẹn của hàng hóa
• Giúp trong việc làm vận đơn và khai báo với các cơ quan chức năng

Những chức năng này cực kỳ quan trọng trong việc vận chuyển, đặc biệt trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Hàng hóa được vận chuyển đường dài vì thế người mua và người bán không thể giám sát trực tiếp đơn hàng của mình, nhờ seal như một công cụ bảo vệ hàng hóa, giúp hàng hóa nguyên vẹn. Các đơn vị vận chuyển phải có trách nhiệm bảo vệ và giữ gìn seal niêm phong nhằm thể hiện uy tín trách nhiệm của mình.

Tầm quan trọng của seal trong xuất nhập khẩu là gì?

Seal được thiết kế với đặc tính chỉ có thể gắn và mở một lần duy nhất, sau khi mở sẽ bị hỏng không thể khôi phục lại trạng thái ban đầu. Việc seal còn nguyên vẹn là bằng chứng cho thấy rằng thùng hàng luôn được an toàn trước khi đến tay người nhận. Như vậy, chức năng chính của seal là ngăn chặn hành vi trộm cắp hàng hóa. Nó cũng giúp giảm thiểu tình trạng buôn bán hàng hóa bất hợp pháp do trên seal đã thể hiện tên hàng và chủ sở hữu. Seal cũng được cấu tạo chắc chắn, chỉ mở được khi dùng lực mạnh, tránh tình trạng rơi vỡ hàng hóa trong quá tình vận chuyển

Tầm quan trọng của seal trong xuất nhập khẩu là gì? Nó còn giúp định vị còn giúp đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng tuyến đường, đúng thời gian. Kịp thời ngăn chặn các hành vi dừng đỗ giữa đường với mục đích xấu nhờ hệ thống định vị được giám sát 24/7.

Trên mỗi seal đều được gắn số nhận dạng khác nhau nhằm đảm bảo hàng hóa được đến đúng nơi của nó, tránh các trường hợp nhầm lẫn, sơ suất do không thể mở thùng hàng ra kiểm tra thường xuyên.

Cấu tạo của seal trong xuất nhập khẩu là gì?

Tùy theo thiết kế và ứng dụng mà seal có dạng cấu tạo khác nhau nhưng nhìn chung bao gồm 2 bộ phận chính là thân khóa và thân seal.

• Khóa: Được cấu tạo với cấu tạo rất đặc biệt với cơ chế khóa một chiều chỉ sử dụng được một lần, nếu chẳng may phần nhựa xung quanh “khóa” bị biến dạng đồng nghĩa với việc phốt khóa bị hỏng, ảnh hưởng đến số lượng và chất lượng sản phẩm.
• Seal: là sợi dài có nhiều hình dạng (chữ nhật, tròn, trụ) và có các bộ phận đặc biệt bên trong (đốt trúc, răng cưa, rãnh khất) giúp nâng cao độ chính xác khi thực hiện thao tác khóa seal. Ngoài ra còn là nơi hiển thị số thứ tự, tên công ty, logo hoặc các chi tiết đặc biệt khác.

Các loại seal trong xuất nhập khẩu

Seal dựa vào cấu tạo

• Seal chì cối (Bolt seal): bên ngoài bọc nhựa, bên trong là lõi được làm bằng thép an toàn, bảo mật, không thể phá vỡ bằng những cách thông thường. Được thiết kế chỉ khóa được 1 chiều, không thể rút ra được ngoại trừ mở container. Đây là loại seal đủ điều kiện tiêu chuẩn CTPAT (một tiêu chuẩn được xây dựng bởi chính phủ Mỹ) để đóng hàng container đi nước ngoài. Loại chì cối niêm phong này được dùng để niêm phong hàng hóa trong vận chuyển đường thủy, đường bộ của container, xe tải hay kho hàng.

• Seal cáp bấm đầu nhựa: Đây là loại có giá thành rẻ nhất và được sử dụng thông dụng, cấu tạo bởi 1 sợi dây cáp nối với đầu nhựa khi thùng container cũ kỹ, các lỗ khóa không thể sử dụng thì đây là giải pháp dùng để thay thế seal chì cối.

• Seal dây cáp hộp nhôm: Loại seal này có dây cáp to và chắc chắn, đường kính dây cáp từ 3 – 5mm và dài từ 40 – 100mm. Nhờ cấu tạo chắc chắn, seal dây cáp hộp nhôm dùng để niêm phong những lô hàng có giá trị cao, những lô hàng vận chuyển đường dài.

Seal dựa vào đặc tính

• Seal thường: Seal thường là 3 loại seal đã kể trên, loại seal dùng trong việc xuất nhập khẩu hàng hóa thông thường
• Seal định vị: Seal này được gắn thiết bị định vị GPS được áp dụng cho những hàng hóa quá cảnh, hàng gửi, hàng tạm nhập – tái xuất. Seal định vị dành riêng cho quá trình giám sát hải quan. Thời gian hoạt động của các trạm giám sát hải quan là 24/7 nên đảm bảo được quá trình giám sát tuyến đường, hoạt động của container chở hàng, ngoài ra hải quan có thể chia sẻ thông tin dữ liệu cho các trạm hải quan khác một cách dễ dàng.

Thời điểm gắn và mở seal

Thực tế, quy trình gắn seal cho mỗi thùng hàng cũng không quá phức tạp. Sau khi người gửi / chủ sở hữu hàng hóa tìm được đơn vị vận chuyển uy tín, hàng hóa sẽ được sắp xếp lên những thùng container, nơi vận chuyển sẽ niêm phong container bằng seal của mình. Sau đó, container sẽ được hải quan kiểm tra bằng cách dùng máy soi hoặc dùng kìm cắt seal trực tiếp nhằm tránh tình trạng buôn lậu hàng nhái, hàng không theo quy định của pháp luật. Khi đó, hải quan sẽ niêm phong một lần nữa bằng seal hải quan. Tất cả những số seal này sẽ được ghi đầy đủ trong mục “Container no. và seal number and marks” ở BL.

Seal chỉ được mở hợp pháp trong hai trường hợp là khi hải quan kiểm tra và hàng hóa đến tay người nhận. Sau khi kiểm tra, hải quan cũng sẽ đóng dấu và cung cấp seal mới. Vì thế nếu không có bằng chứng về việc seal bị hỏng do bị kiểm tra hải quan thùng hàng sẽ bị nghi ngờ là nhập khẩu trái phép hoặc đã bị xâm nhập, đánh tráo. Người vận chuyển chỉ nên mở thùng container khi có mặt của người có thẩm quyền, nếu bắt buộc phải mở hãy chụp ảnh lại làm bằng chứng.

Cách sử dụng seal niêm phong

• Đối với những loại seal thông thường thì việc gắn seal rất dễ dàng. Ví dụ như loại seal chì cối: luồn cối seal qua vị trí lỗ khóa và đẩy đầu cối seal và niêm seal đến khi nghe âm thanh “tách” là seal đã được gắn thành công. Khi container mở cửa, seal này sẽ tự động bong ra.

• Đối với loại seal định vị thì quy trình sẽ phức tạp hơn: Khi hàng hóa được vận chuyển bằng đường bộ hay đường sắt, hải quan sẽ gắn seal và cốt phía trên bên phải của thùng hàng. Còn nếu hàng hóa được vận chuyển bằng đường biển, đường sông thì seal sẽ được gắn lên phương tiện vận tải do những container ở trường hợp này thường được chồng sát lên nhau, khó để gắn seal định vị lên được. Seal định vị sẽ được mở khóa bằng điều khiển hoặc thẻ từ trước khi đã kiểm tra.

Niêm phong container phải tuân theo những yêu cầu nào? 

• Mỗi seal container đều có số nhận dạng riêng. Đảm bảo rằng số nhận dạng seal phản ánh chính xác số được liệt kê trên BL. Trước khi mở container, số nhận dạng niêm phong container sẽ được đối chiếu với BL.
• Người niêm phong nên lựa chọn những loại seal đáp ứng những tiêu chuẩn theo quy định như ISO, CTPAT,… Những đơn vị vận chuyển khác nhau có cách niêm phong khác nhau nhưng phải luôn đạt tiêu chuẩn quốc tế.

Tạm kết

Seal trong xuất nhập khẩu là gì? Câu trả lời đã được MECI giải đáp qua bài viết trên, mặc dù sử dụng seal không thể ngăn chặn hoàn toàn các trường hợp vận chuyển hay xâm nhập trái pháp luật được, nhưng đóng seal vẫn là một bước quan trọng để hạn chế tối đa các vấn đề nêu trên. Vì thế, những cá nhân hay đơn vị liên quan hãy sử dụng niêm phong đúng quy định để bảo vệ hàng hóa của mình, tránh gặp tình trạng mất hàng hóa dẫn đến tốn kém chi phí và thời gian vận chuyển.

Bài viết liên quan:

• Cách tính cơ cấu giá trị xuất nhập khẩu theo luật mới nhất 2022
• SI trong xuất nhập khẩu là gì? Khai báo SI như thế nào?
• Tổng quan thực trạng xuất nhập khẩu của Việt Nam hiện nay
• TT trong xuất nhập khẩu là gì? 4 bước thanh toán TT đơn giản