Thời buổi công nghệ 4.0 ngày càng hiện đại và phát triển như ngày hôm nay, chúng ta không còn xa lạ gì với cái tên thư điện tử. Hiện nay, hầu hết tất cả các doanh nghiệp đều đã và đang sử phương thức này như một công cụ chính để trao đổi thông tin bởi những ưu điểm của nó. Vậy thư điện tử là gì? Hãy cùng với MECI tìm hiểu thêm thông qua bài viết dưới đây.
Mục lục
1. Thư điện tử là gì?
Thư điện tử hay còn được gọi với tên khác là Email (viết tắt của Electronic Mail trong tiếng Anh) , là hệ thống được con người tạo ra nhằm hỗ trợ trong việc gửi và nhận tin nhắn thông qua mạng internet. Nó được sử dụng để thay thế các phương thức trao đổi thông tin truyền thống bằng giấy như thư từ, giúp tiết kiệm được phần lớn chi phí và đặc biệt nhất chính là rút ngắn thời gian thực hiện.
Nói như vậy là bởi vì trước khi thư điện tử ra đời, con người ta phải dùng một phương thức gửi thư rất rắc rối với nhiều bước tại nhiều địa điểm khác nhau, phải vận chuyển bằng đường vận tải, đường thủy hoặc đường hàng không mới có thể đến tay người nhận. Quá trình này tiêu tốn rất nhiều thời gian, công sức và cả tiền bạc. Và giờ đây, thư điện tử xuất hiện và khắc phục tất cả những vấn đề đó.
Cấu trúc của một email thông thường sẽ có hai phần được ngăn cách với nhau bởi dấu “@”, đó là tên đăng nhập của người dùng và tên miền tùy theo nhà cung cấp dịch vụ thư điện tử:
<Tên đăng nhập>@<tên miền>
Ta có một ví dụ về thư điện tử dùng qua nền tảng gmail của Google như sau: thunga123@gmail.com .
Mỗi một người dùng sẽ sở hữu một địa chỉ email riêng biệt, không trùng với bất cứ ai.
2. Những chức năng mà dịch vụ thư điện tử mang lại
- Mở và xem danh sách các thư đã nhận, đã gửi và được lưu trong hộp thư.
- Mở và đọc nội dung của một bức thư.
- Soạn và gửi thư cho một hoặc nhiều người .
- Trả lời thư.
- Chuyển tiếp thư đã có cho một người khác.
Các chức năng này thường được ứng dùng trong nhiều lĩnh vực như: trao đổi thông tin nội bộ giữa các bộ phận trong công ty hoặc với các đối tác bên ngoài doanh nghiệp.
Ngoài ra, ứng dụng thư điện tử còn được sử dụng trong lĩnh vực marketing hỗ trợ cho việc làm marketing online hiệu quả. Với một chiến dịch email marketing (dùng email để làm marketing), người dùng sẽ biến thư điện tử thành một kênh marketing chuyên nghiệp, gửi những thông tin quảng bá sản phẩm với chi phí và hiệu quả bất ngờ nhất.
3. Mục đích sử dụng thư điện tử
Nhìn chung, thư điện tử được dùng với mục đích chính là gửi và nhận tin nhắn một cách nhanh chóng và tiết kiệm nhất. Đặc biệt là ngoài văn bản thì thư điện tử cũng có thể chứa và gửi đi các tập tin đa phương tiện như hình ảnh, âm thanh, video và tài liệu.
Cụ thể hơn là có những đặc điểm sau để thư điện tử hay email được nhiều người lựa chọn là công cụ hàng đầu trong việc trao đổi thông tin văn bản mà không phải là công cụ khác, nhất là ở các doanh nghiệp:
- Tốc độ: Thay vì dùng thư từ truyền thống thông qua bưu điện rất mất thời gian, công sức để viết thư, đi gửi thư tại bưu cục và chờ thời gian vận chuyển mất đến vài ngày như trước kia thì giờ đây email chỉ cần vài giây đến vài phút để thực hiện điều đó. Những công việc cần văn bản để xử lý ngay thì cũng đã không còn là khó khăn của bất cứ ai.
- Thuận tiện: Việc sử dụng email giúp mọi người có thể gửi được văn bản thông tin một cách nhanh chóng. Chỉ cần một thiết bị có kết nối internet, người dùng có thể dễ dàng soạn thảo văn bản để gửi ngay tức khắc. Nó tiết kiệm được rất nhiều thời gian và đặc biệt là có thể sử dụng bất kì đâu, vào thời điểm nào.
Trong một số trường hợp, khi sử dụng thư điện tử sẽ giúp con người tiện lợi hơn việc dùng liên hệ điện thoại. Đó là khi cần giải thích, trao đổi những vấn đề phức tạp, dài dòng, khó hiểu. Những vấn đề này sẽ dễ hiểu khi đọc hơn so với việc nghe. Và nếu cần lưu lại bằng chứng về những cuộc trao đổi, đây sẽ là công cụ đắc lực cho người dùng.
- Đính kèm tệp: Nếu như thư từ truyền thống có gửi tệp văn bản bằng giấy thì thư điện tử cũng có thể làm điều tương tự. Bên cạnh văn bản tin nhắn thông thường, người dùng có thể đính kèm nhiều tệp văn bản điện tử dưới nhiều hình thức khác nhau với dung lượng khá lớn. File đính kèm có thể dưới dạng tài liệu, âm thanh, hình ảnh, video,…
- Dễ dàng truy cập: Để truy cập và sử dụng email, người dùng chỉ cần có một thiết bị đã kết nối mạng internet, do đó họ có thể dùng tại bất kỳ thời điểm nào hay tại nơi đâu. Thông thường, người ta không chỉ dùng thư điện tử để gửi, nhận tin nhắn, họ còn dùng nó như một nơi để lưu trữ nhiều tệp và những thông tin quan trọng khác. Bởi công cụ này có các tính năng dễ dàng lưu trữ hay tìm kiếm thông tin trực tiếp trên ứng dụng.
- Bản ghi: Trong quá trình sử dụng email, người dụng sẽ được tạo sẵn các bản ghi cuộc hội thoại. Thao tác này sẽ không thể thực hiện được với một cuộc hội thoại diễn ra qua điện thoại. Những bản ghi này có thể được in ra dễ dàng hoặc lưu trữ lại, thuận lợi cho việc sử dụng lần sau.
- Không giới hạn về không gian, thời gian: Bởi vì hiện nay, các ứng dụng email hầu hết không đưa ra giới hạn về số lần gửi mail cũng không giới hạn về số ký tự trong một email, cũng không bị thúc ép bởi thời gian. Người dùng hoàn toàn có quyền tự do sử dụng email mà không gặp phải sự cản trở nào.
- Bảo mật: Ứng dụng có tính bảo mật cao do có cài đặt về password khi đăng nhập vào tài khoản email, vì vậy mà đảm bảo về quyền riêng tư của người sử dụng.
- Miễn phí: Một trong những ưu điểm để giúp cho email phổ biến như ngày nay đó chính là đây là một ứng dụng hoàn toàn miễn phí. Người dùng không phải bỏ ra bất kì một khoản chi phí nào, việc duy nhất cần làm là click và tải ứng dụng này về máy.
4. Một số đánh giá của người dùng khi sử dụng thư điện tử
Sau đây là một số đánh giá của người dùng về việc sử dụng thư điện tử:
Ưu điểm của thư điện tử:
Đầu tiên, ta phải kể đến ưu điểm về tốc độ sử dụng khi dùng email, việc sử dụng thư điện tử như một bước cải tiến mới trong nền công nghệ thế giới. Khắc phục được rất nhiều những vấn đề vô cùng bất tiện đến từ thư gửi truyền thống, nhất là thời gian gửi và nhận.
Việc gửi và nhận văn bản giờ đây ta chỉ cần mất vài giây đến vài phút để nhận được một văn bản ở một nơi xa xôi, bất kỳ ở trên thế giới. Nó nhanh hơn gấp mấy ngàn lần so với trước kia, khi mà ta gửi thư qua bưu điện mất vài tuần đến cả tháng mới có thể đến tay người nhận. Đôi lúc, con người ta gặp những vấn đề cấp bách mà không còn cách nào để xử lý nhanh hơn, đành bất lực chờ đợi.
Ưu điểm thứ hai là thư điện tử có thể gửi đi được mà không gặp trở ngại về không gian hay thời gian. Dù mưa hay nắng, dù bão bùng hay trời đẹp, ta chỉ cần một thiết bị điện tử có kết nối internet ổn định thì đã có thể gửi và nhận mà không gặp bất kỳ trở ngại nào.
Và thứ ba là email không giới hạn về số lượng mail và số người nhận email.
Cuối cùng, một ưu điểm lớn của email chính là hoàn toàn miễn phí. Không còn ai phải mất nhiều chi phí để gửi thư như trước kia nữa.
Nhược điểm của thư điện tử
Bên cạnh những ưu điểm trên, thư điện tử vẫn tồn tại nhiều nhược điểm khó tránh khỏi như:
- Thiết bị điện tử cần phải được kết nối Internet thì người dùng mới có thể nhận được email, chất lượng dịch vụ cũng bị ảnh hưởng tuỳ thuộc vào chất lượng đường truyền của mạng;
- Dễ bị bỏ sót thông báo thư đến hay email dễ bị lọc nhầm qua thư rác;
- Có khả năng gặp phải sự xâm nhập của virus qua những tập tin đính kèm trong thư;
- Nhiều hình thức lừa đảo được thực hiện thông qua thư điện tử;
- Thường xuyên xuất hiện thư rác gây khó chịu cho người dùng.
Như vậy, thông qua bài viết trên, các bạn cũng đã hiểu được phần nào những điều liên quan đến thư điện tử và biết được tại sao công cụ này được sử dụng rộng rãi đến vậy. Hi vọng đây sẽ là những kiến thức bổ ích dành cho tất cả mọi người.
Xem thêm bài viết liên quan:
