Hóa đơn điện tử là gì? Cách sử dụng hóa đơn điện tử hiệu quả

Hóa đơn điện tử là gì
5/5 - (1 bình chọn)

Hóa đơn có lẽ không còn là một thứ quá xa lạ đối với chúng ta. Hóa đơn là căn cứ pháp lý không thể thiếu trong giao dịch, mua bán… Những thay liên quan đến loại chứng từ này sẽ tạo ra ảnh hưởng đến người sử dụng, doanh nghiệp, đặc biệt là khi áp dụng công nghệ số chuyển đổi từ hóa đơn thông thường sang hóa đơn điện tử.

Có nhiều thắc mắc xoay quanh vấn đề chuyển đổi này như hóa đơn điện tử là gì, hiệu lực của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy, nguyên tắc và quy định sử dụng… Tất cả những thông tin liên quan đến hóa đơn điện tử sẽ được giải đáp trong bài viết dưới đây.

đồ họa mô phỏng một người đang cầm tài liệu đứng bên chiếc laptop tra cứu hóa đơn điện tử là gì
Tìm hiểu về hoá đơn điện tử là gì

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Theo Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn là chứng từ do cá nhân/ tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp các dịch vụ theo quy định của pháp luật. Hóa đơn điện tử là hóa đơn thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử được khởi tạo, lập và xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

2. Các loại hóa đơn điện tử

Theo quy định trong các thông tư, nghị định liên quan thì hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:

  • Hóa đơn xuất khẩu: Loại hóa đơn được sử dụng trong các hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra thị trường nước ngoài hoặc các khu phi thuế quan và một số trường hợp xuất khẩu theo quy định thông lệ quốc tế và pháp luật thương mại.
  • Hóa đơn giá trị gia tăng: Hóa đơn gửi người mua hàng khi bên bán cung cấp hàng hóa và dịch vụ. Đây là loại hóa đơn phổ biến nhất hiện nay tại thị trường Việt Nam.
  • Hóa đơn bán hàng trực tiếp: Loại hóa đơn sử dụng cho các tổ chức áp dụng phương pháp nộp thuế trực tiếp và xuất hóa đơn khi cung ứng hàng hóa hay dịch vụ.
  • Hóa đơn điện tử bán tài sản công: Loại hóa đơn sử dụng khi thực hiện bán những tài sản công tại cơ quan nhà nước, tổ chức đơn vị hoặc các tài sản kết cấu hạ tầng, tài sản của dự án có sử dụng nguồn vốn của nhà nước.
  • Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia: Loại chứng từ do đơn vị bán hàng dự trữ quốc gia lập và thực hiện ghi nhận thông tin bán hàng dự trữ quốc gia theo quy định.
  • Các loại được tính là hóa đơn khác, bao gồm: Tem, vé, phiếu thu tiền bảo hiểm, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng

Ngoài các loại hóa đơn trên, trong quá trình làm việc các kế toán có thể sẽ biết tới các loại sau:

  • Hóa đơn điện tử chuyển đổi (hóa đơn chuyển đổi): Loại hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử ra khi phát sinh những yêu cầu bắt buộc.
  • Hóa đơn điều chỉnh: Loại hóa đơn phải lập để thay thế cho các hóa đơn gặp một số sai sót nhất định.
  • Hóa đơn điện tử có mã xác thực (mã của cơ quan thuế): Loại hóa đơn được cấp mã của cơ quan thuế thông qua hệ thống cấp mã xác thực cho hóa đơn của Tổng cục thuế. Bên bán cần ký điện tử lên hóa đơn khi cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực. Tổ chức, doanh nghiệp không phải lập báo cáo tình hình sử dụng cho loại hóa đơn này.

3. Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử

đồ họa mô phỏng hóa đơn điện tử trong laptop và hóa đơn xuất ra từ máy, bên phải là nội dung về nguyên tắc sử dụng
Nguyên tắc cần biết khi sử dụng hóa đơn điện tử

Sử dụng hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: Xác định số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn phải đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử sẽ có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

  • Có sự đảm bảo đủ độ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
  • Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn đó là khi thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị.
  • Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể được truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

4. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung nào?

Các nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử bao gồm:

  • Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn; Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
  • Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
  • Chữ ký số điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
  • Hóa đơn thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.

5. Hóa đơn điện tử có mã xác thực

Hóa đơn điện tử có mã xác thực được cơ quan thuế cấp mã và số hóa đơn xác thực qua hệ thống cấp mã xác thực hóa đơn của Tổng cục Thuế.

Theo cơ quan Thuế, có 2 loại hoá đơn điện tử được lưu hành đồng thời là: Hóa đơn điện tử (theo thông tư số 32/2011/TT-BTC) và hóa đơn điện tử có mã xác thực (theo quyết định số 1209/2015/QĐ-BTC). Các doanh nghiệp phải tìm hiểu về hóa đơn điện tử có mã xác thực là gì, đối tượng áp dụng, điều kiện để doanh nghiệp sử dụng,…

Đối với hóa đơn điện tử có mã xác thực, người bán sẽ phải ký điện tử trên hóa đơn khi cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực. Doanh nghiệp không cần lập báo cáo tình hình sử dụng cho loại hóa đơn này.

hình ảnh hóa đơn bằng giấy, bên trái có chiếc kính lúp đang soi vào dòng chữ mã xác thực hóa đơn
Ảnh minh họa hóa đơn điện tử có mã xác thực

6. Ưu điểm của hóa đơn điện tử

đồ họa mô phỏng, bên trái là hình hóa đơn bằng giấy, bên phải là hình hóa đơn điện tử có thể nhìn được trên máy tính, tablet và điện thoại
Các ưu điểm nổi bật của hóa đơn điện tử

Những lợi ích dưới đây của hóa đơn điện tử chắc hẳn sẽ khiến doanh nghiệp cân nhắc có nên chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử hay không.

Tiết kiệm chi phí

Có chi phí sử dụng thấp hơn so với các phí vận chuyển và bảo quản của hóa đơn giấy. Chính vì vậy sử dụng hóa đơn điện tử là hình thức giúp tiết kiệm chi phí tối ưu nhất cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh thời điểm hiện nay.

Tính bảo mật cao

Bảo mật là một trong những vấn đề quan trọng đối với người làm hóa đơn hay chứng từ. Hóa đơn được lập, quản lý và lưu trữ trên hệ thống phần mềm nên có thể trích xuất trực tiếp ngay trên phần mềm mà không cần qua bất kỳ trung gian nào khác. Bên cạnh đó cũng không cần phải lo lắng về các vấn đề hỏng hóc hay cháy nổ.

Tiết kiệm thời gian, giảm thiểu các thủ tục hành chính

Mọi thao tác với hóa đơn đều có thể thực hiện tại chỗ thông qua máy tính hay thiết bị có kết nối Internet, tiết kiệm thời gian và công sức rất nhiều so với việc sử dụng hóa đơn giấy, khi phải đi lại giữa công ty và cơ quan thuế.

Đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng

Có khá nhiều cách gửi như tin nhắn SMS, Email,…

Đẩy lùi nạn làm giả hóa đơn, chứng từ

Việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ góp phần cùng đẩy lùi nạn làm giả hồ sơ hóa đơn, chứng từ trong thời điểm hiện nay.

Trên đây là các thông tin liên quan đến hóa đơn điện tử mà các doanh nghiệp cần lưu ý để từ đó định hướng và tiếp cận các hình thức sử dụng hóa đơn điện tử một cách hợp lý và hiệu quả nhất.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *