Chữ ký điện tử là gì? 5 tiện ích khi chuyển đổi chữ ký

Chữ ký điện tử là gì
5/5 - (1 bình chọn)

Trong bối cảnh hiện nay, việc thanh toán số hay kinh tế số đang trên đà phát triển vô cùng mạnh mẽ và có xu hướng dẫn đầu toàn cầu. Chữ ký điện tử đóng vai trò rất quan trọng và được xem là công cụ thiết yếu giúp thúc đẩy phát triển kinh tế số. Đã có nhiều quốc gia xây dựng quy định pháp lý để quản lý chữ ký điện tử và xem đây là phương thức xác thực định danh an toàn.

Việt Nam cũng đã thiết lập hành lang pháp lý đầy đủ, đồng bộ để đảm bảo công tác quản lý và triển khai chữ ký điện tử một cách hiệu quả, đảm bảo tính an toàn và bảo mật. Vậy chữ ký điện tử là gì? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp mọi vấn đề liên quan đến chữ ký điện tử.

Hình ảnh mô phỏng tay trái cầm máy tính bảng, tay phải cầm bút điện tử ký vào văn bản hiện ra trên máy
Định nghĩa chi tiết về chữ ký điện tử

1. Chữ ký điện tử là gì?

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 21, Luật Giao dịch điện tử thì chúng ta có thể hiểu theo một cách đơn giản hơn như sau:

Chữ ký điện tử là một dạng thông tin được gắn kèm theo dữ liệu (có thể là chữ, ký hiệu, âm thanh, hình ảnh hoặc một hình thức khác bằng phương tiện điện tử), được sử dụng để xác nhận người đã ký dữ liệu và cũng đang xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung được ký.

Chữ ký điện tử phần lớn được sử dụng trong các giao dịch điện tử. Bên cạnh đó, chữ ký điện tử cũng cần đảm bảo các chức năng như xác định được người chủ của một dữ liệu nào đó (văn bản, ảnh, video,…) và xác định xem dữ liệu đó có bị thay đổi sau khi ký hay không.

2. Các loại chữ ký điện tử 

hình ảnh chiếc laptop đang hiện ra văn bản và bàn tay đang cầm bút để ký lên văn bản đó
Các loại chữ ký điện tử phổ biến

Ở thời điểm hiện nay, các bên có thể ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký trực tuyến theo các cách phổ biến sau:

Chữ ký số

Chữ ký số là một loại chữ ký điện tử, được hình thành bằng việc chuyển đổi dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không tương ứng, trong đó người có thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định: Chỉ đúng khóa cá nhân tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa mới có thể tạo được sự chuyển đổi; nội dung thông điệp dữ liệu kể từ khi chuyển đổi có được giữ toàn vẹn hay không.

Chữ ký scan, hay còn gọi là chữ ký quét 

  • Hợp đồng được in từ tệp dữ liệu bởi người ký; người ký mỗi bên phải ký vào bản cứng hợp đồng đó bằng mực ướt. Hợp đồng cùng chữ ký sau đó sẽ được chuyển thành dạng điện tử bằng cách quét, bản sao quét của hợp đồng đã ký sẽ được gửi đến bên đối tác qua email.
  • Chữ ký quét được sử dụng nhiều trong trường hợp các bản hợp đồng có nhiều bên liên quan nhưng không có mặt cùng nơi. Đặc biệt, với các hợp đồng liên quan đến giao dịch xuyên biên giới và có một hoặc nhiều bên ký kết là người nước ngoài, chữ ký quét được sử dụng rất phổ biến.

Chữ ký ảnh 

  • Chữ ký ảnh thường được sử dụng trong các hợp đồng không có giá trị lớn nhưng được ký kết thường xuyên, người ký không có mặt tại địa điểm để ký hợp đồng bằng chữ ký mực ướt.
  • Chữ ký ảnh được khởi tạo như sau: Người ký chèn hình ảnh chữ ký của mình vào mục tương ứng trên tệp dữ liệu điện tử của hợp đồng. Tệp dữ liệu cùng với chữ ký ảnh sẽ được gửi đến đối tác qua email.

Ngoài ra còn một loại chữ ký điện tử khác như hình ảnh scan chữ ký ướt của chủ thể; Một cú nhấp chuột trên màn hình hoặc chữ ký tay được viết trên máy tính bảng bằng ngón tay, bút stylus; Chữ ký ở cuối email; Tên đã đăng ký; Chữ ký tay sinh trắc học được đăng ký trên thiết bị phần cứng chuyên dụng; Chữ ký video giọng nói; Hộp kiểm ‘Tôi chấp nhận’.

3. Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử

Hai người đang ôm cây bút để ký lên văn bản hiện ra trong chiếc máy tính
Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử theo quy định pháp luật

Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật được quy định cụ thể tại Điều 24, Luật giao dịch điện tử.

Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu chữ ký điện tử được sử dụng để ký thông điệp dữ liệu đó đáp ứng các điều kiện sau:

  • Phương pháp tạo chữ ký điện tử cho phép xác minh được người ký và chứng tỏ được sự chấp thuận của người ký đối với nội dung được ký trên dữ liệu.
  • Phương pháp đó đủ tin cậy và phù hợp với mục đích mà thông điệp dữ liệu được tạo ra và gửi đi.

Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký điện tử của cơ quan, tổ chức đáp ứng các điều kiện quy định tại Khoản 1 Điều 22 của Luật giao dịch điện tử và chữ ký điện tử có chứng thực.

Như vậy, giá trị pháp lý của chữ ký điện tử online đã được quy định rõ ràng, tạo căn cứ pháp lý vững chắc cho việc tăng độ phủ sóng sử dụng chữ ký điện tử tại Việt Nam. Không chỉ được sử dụng rộng rãi trong doanh nghiệp mà còn hướng đến đối tượng là cá nhân có nhu cầu thực hiện các giao dịch điện tử, đáp ứng nhu cầu phát triển thực tế của xã hội.

4. Điều kiện đảm bảo an toàn chữ ký điện tử

Máy tính hiện ra văn bản cần ký và có người đang dùng bút điện tử để ký lên
Các điều kiện nhằm đảm bảo an toàn của chữ ký điện tử

Theo khoản 1, Điều 22 Luật giao dịch điện tử và Điều 9, Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định: “Chữ ký điện tử được xem là bảo đảm an toàn nếu được kiểm chứng bằng một quy trình kiểm tra an toàn do các bên giao dịch thỏa thuận và đáp ứng được các điều kiện sau đây:

  • Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ gắn duy nhất với người ký trong bối cảnh dữ liệu đó được sử dụng
  • Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký
  • Mọi thay đổi đối với chữ ký điện tử sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện
  • Mọi thay đổi đối với nội dung của thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện

Như vậy, trước khi quyết định mua chữ ký điện tử, người dùng cần tìm hiểu kỹ lưỡng xem chữ ký đó có đảm bảo đủ điều kiện an toàn hay không, nếu không chữ ký đó sẽ bị coi là không hợp lệ và không có giá trị pháp lý.

5. Lợi ích của chữ ký điện tử

tay trái cầm máy tính bảng, tay phải cầm bút để ký lên văn bản đang hiện ra trên máy
Chữ ký điện tử mang lại những lợi ích gì khi sử dụng

Sử dụng chữ ký điện tử giúp các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân tối ưu hóa các thủ tục và quy trình giao dịch trực tuyến và mang đến nhiều lợi ích thiết thực như:

  • Rút ngắn thời gian: Các hoạt động giao dịch, ký kết được rút ngắn, đẩy nhanh tiến độ và mức độ hiệu quả
  • An toàn, bảo mật cao: Các cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức được bảo mật an toàn hơn việc ký kết bằng tay. Không thể giả mạo chữ ký điện tử.
  • Đa dạng, linh hoạt các hình thức: Bạn có thể ký kết tại bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào ngay cả trên máy tính hoặc điện thoại di động,…
  • Rút gọn quy trình chứng nhận các loại giấy tờ, chứng từ: Giúp quy trình lập – chuyển – nhận và xử lý giấy tờ/ tài liệu/ hồ sơ cho khách hàng, đối tác, cơ quan nhanh chóng và mang đến hiệu quả tốt nhất.
  • Quy trình nộp thuế đơn giản: Các doanh nghiệp có thể kê khai, nộp thuế online dễ dàng mà không cần phải in các giấy tờ phức tạp hay cần phải đóng dấu.

6. Phân biệt “Chữ ký điện tử” và “Chữ ký số”

Bảng mô tả người dùng tạo chữ ký điện tử rồi đưa sang nhà cung cấp chứng thư số để mã hóa thành chữ ký số
Phân biệt “Chữ ký điện tử” và “Chữ ký số”

Chữ ký điện tử và chữ ký số đều có thể dùng để thay thế cho chữ viết tay và sử dụng trong môi trường giao dịch điện tử. Nhưng về bản chất, hai loại chữ ký này lại khác nhau hoàn toàn. Cụ thể:

Về tính chất

  • Chữ ký điện tử có thể hiểu là bất kỳ biểu tượng, hình ảnh nào được đính kèm với tài liệu hoặc tin nhắn thể hiện danh tính của người ký và sự chấp thuận nó
  • Chữ ký số có thể coi như một “dấu vân tay”, “con dấu” điện tử, được mã hóa và xác định danh tính người ký nó

Tiêu chuẩn

  • Chữ ký điện tử không sử dụng mã hóa, phụ thuộc vào các tiêu chuẩn
  • Chữ ký số sử dụng các phương thức mã hoá dựa trên cơ sở hạ tầng khóa công nghệ PKI, đảm bảo danh tính người ký, mục đích cũng như tính toàn vẹn dữ liệu của các văn bản đã ký

Tính năng

  • Chữ ký điện tử dùng để xác minh một tài liệu
  • Chữ ký số dùng để bảo mật tài liệu

Cơ chế xác thực

  • Chữ ký điện tử xác minh danh tính của người ký thông qua email, mã pin điện thoại
  • Chữ ký số xác minh qua cơ chế ID kỹ thuật số dựa trên chứng chỉ

Việc xác nhận

  • Chữ ký điện tử không có xác nhận cụ thể
  • Chữ ký số sẽ được xác nhận bởi cơ quan chứng nhận tin cậy hoặc một số nhà cung cấp dịch vụ uỷ thác khác

Tính bảo mật

  • Chữ ký điện tử dễ bị giả mạo hơn
  • Chữ ký số có độ an toàn bảo mật cao, khó bị giả mạo, sao chép

Phần mềm độc quyền

  • Chữ ký điện tử không ràng buộc về pháp lý, sẽ yêu cầu phần mềm độc quyền để xác nhận trong một vài trường hợp
  • Bất kỳ ai cũng có thể xác nhận chữ ký số

Với những ưu điểm của mình, đặc biệt là về tính bảo mật cao, chữ ký điện tử thường được sử dụng phổ biến trong các giao dịch hiện nay. Vì vậy, các doanh nghiệp cần chú ý để tránh nhầm lẫn giữa hai khái niệm này, đảm bảo tính pháp lý và an toàn khi sử dụng.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *