Nắm bắt được xu hướng về việc sử dụng hóa đơn trong thời đại kỷ nguyên số, phần mềm hóa đơn VNPT đã nhanh chóng cập nhật các tính năng mới theo quy định tại Thông tư 78 quy định về hoá đơn, chứng từ. Tuy nhiên, trong thời điểm hiện nay vẫn còn khá nhiều khách hàng và doanh nghiệp chưa biết cách xuất hoá đơn trên phần mềm hoá đơn VNPT. Do đó, bài viết dưới đây chúng tôi sẽ hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử VNPT chính xác và nhanh chóng nhất.
Mục lục
1. Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử VNPT theo Thông tư 78
Để sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử VNPT thì khách hàng cần phải tiến hành đăng ký tài khoản. Phần mềm VNPT sẽ cung cấp cho khách hàng một đường link MSTXXXX-tt78cadmin.vnpt-invoice.com.vn và user và mật khẩu để khách hàng đăng nhập vào xuất hóa đơn.
Ghi chú:
- MSTXXXX-tt78cadmin.vnpt-invoice.com.vn: Là link đăng nhập vào phần mềm VNPT
- User: Là tên đăng nhập
Bước 1: Đăng nhập vào trang xuất hóa đơn điện tử VNPT
Sau khi khách hàng đã được cung cấp thông tin đăng nhập thì cần thực hiện các bước đăng nhập như hình dưới.
- Bước 1: Đăng nhập vào link trang xuất hóa đơn: MSTXXXX-tt78cadmin.vnpt-invoice.com.vn
- Bước 2: Nhập tên tài khoản: VNPT cung cấp
- Bước 3: Nhập mật khẩu: VNPT cung cấp
- Bước 4: Nhập “mã xác thực”
- Bước 5: Nhập nút ”Đăng nhập” để truy cập vào trang xuất hóa đơn điện tử VNPT
Bước 2: Lập hóa đơn điện tử VNPT
Sau khi đã đăng nhập thành công, bạn cần tiến hành lập hóa đơn điện tử theo các bước như sau:
- Bạn vào Tab “Lập Hóa Đơn”
- Chọn “Danh sách hóa đơn”
- Nhấn vào nút ”Tạo mới ” để vào tạo một hóa đơn mới. Lúc này trang sẽ hiển thị bảng điền thông tin hóa đơn như dưới đây:
Lúc này chúng ta sẽ thực hiện theo các thứ tự sau để tạo 1 hóa đơn nháp.
Chọn ký hiệu hóa đơn (4) => Điền thông tin
- Tên đơn vị (Company’s Name) (5)
- Mã số thuế: (6)
- Địa chỉ: (7) địa chỉ của bên mua
- Email: (8) Email của bên đối tác nhập hóa đơn điện tử sau khi xuất
- Hình thức thanh toán (Kind of Payment): (9)
- Tiếp theo nhập nội dung hóa đơn, số lượng và đơn giá (10)
- Lựa chọn Thuế GTGT: (11)
- Sau cùng nhấn nút “Tạo mới” (12) để tạo 1 hóa đơn nháp
Lúc này trang sẽ hiển thị ra bảng thông tin hóa đơn như sau:
Sau khi nhấn tạo mới sẽ hiển thị tất cả hóa đơn đã tạo. Nhưng chúng ta sẽ chú ý ở 4 cột đã đánh dấu trên:
Trước khi xuất hóa đơn điện tử VNPT bạn cần cắm chữ ký số điện tử vào máy tính để ký điện tử hóa đơn.
- Cột chi tiết: Bạn nhấn vào sẽ xem hóa đơn nháp hoặc hóa đơn đã xuất.
- Cột sửa: Đối với hóa đơn nháp thì nhấp vào để sửa lại thông tin hóa đơn (nếu hóa đơn đã xuất sẽ không chỉnh sửa được).
- Cột xóa: Để xóa hóa đơn nháp (nếu hóa đơn đã xuất sẽ không xóa được).
- Cột chọn: Khi bạn muốn xuất hóa đơn nào, nhấn vào ô tích chọn rồi nhấn nút phát hành hóa đơn đã chọn (13).
Lưu ý: Để xuất được hóa đơn điện tử thì bạn cần có chữ ký số của cá nhân, công ty, doanh nghiệp để ký số.
2. Giải thích mẫu số, ký hiệu hoá đơn điện tử
Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử
Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6:
- Số 1 phản ánh hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.
- Số 2 phản ánh hóa đơn điện tử bán hàng.
- Số 3 phản ánh hóa đơn điện tử bán tài sản công.
- Số 4 phản ánh hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia.
- Số 5 phản ánh tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử.
- Số 6: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
Ký hiệu hóa đơn điện tử
Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số, phản ánh các thông tin về loại hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn không có mã của cơ quan thuế, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn được sử dụng:
- Ký tự đầu tiên (C hoặc K): C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã.
- Hai ký tự tiếp theo (2 chữ số Ả rập): Thể hiện năm lập hóa đơn điện tử.
- Một ký tự tiếp theo (1 chữ cái): T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng.
- Hai ký tự cuối cùng (chữ viết): Do người bán tự xác định theo nhu cầu quản lý.
3. Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng hóa đơn điện tử VNPT?
Khi sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử của VNPT bạn sẽ nhận được các lợi ích vượt trội như sau:
- Tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức cho việc lập và gửi hóa đơn
- Tiết kiệm chi phí in ấn dưới dạng hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử được lưu trữ lâu dài và dễ dàng hơn.
- Tiện lợi: Phát hành hóa đơn một cách nhanh chóng, đơn giản hóa việc quản lý, thống kê và tìm kiếm hóa đơn.
- Tính an toàn, bảo mật: Hóa đơn có mã xác thực của Tổng cục Thuế đảm bảo độ chính xác và an toàn tuyệt đối, tránh việc bị làm giả như các loại hóa đơn giấy. Đặc biệt, hóa đơn được lưu trữ miễn phí với thời hạn lên đến 10 năm cho khách hàng sử dụng.
- Được lưu trữ trên máy chủ đặt tại 2 IDC ( Internet Data Center) và nhiều lớp bảo mật Firewall khác. Tự động sao lưu đảm bảo rằng dữ liệu kinh doanh của bạn sẽ không bao giờ bị mất và bạn có thể tải dữ liệu của bạn bất cứ lúc nào và giữ một bản sao an toàn cho mình.
- Tính pháp lý: Hóa đơn điện tử VNPT – Invoice đã được Bộ Tài Chính và Tổng cục thuế chấp nhận, nên có giá trị về mặt pháp lý như hóa đơn giấy, đáp ứng nghị định 51/2010-NĐ-CP và thông tư 32/2011/TT-BTC, thông tư 78/2021/TT-BTC.
- Tương ứng và phù hợp với nhiều phần mềm kế toán, kết nối dễ dàng với các phần mềm quản lý trong doanh nghiệp của bạn như: Phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm ERP thông qua API Web Service.
- Cho phép doanh nghiệp thống kê, báo cáo, xuất dữ liệu ra các chương trình khai thuế như HTKK, TVAN,… giảm thời gian lập tờ khai thuế.
- Đảm bảo đầy đủ các yêu cầu của Tổng cục Thuế trong việc truyền, nhận và lưu trữ hóa đơn theo Thông tư 78.
- Thời gian cung cấp dịch vụ: Hiện tại các VNPT có 63 đơn vị bán hàng tại 63 Tỉnh/ Thành phố ( Bao gồm cả kinh doanh và kỹ thuật) nên việc tiếp cận, tư vấn và triển khai cho khách hàng một cách nhanh chóng.
Đặc biệt, đối với các khách hàng hiện đang sử dụng dịch vụ VNPT Invoice, VNPT sẽ dành tặng ưu đãi miễn phí hoàn toàn và giữ nguyên số lượng hóa đơn chưa phát hành khi chuyển sang hệ thống theo Thông tư 78.
Giải đáp thắc mắc khi sử dụng hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp vẫn đang dùng hóa đơn hóa đơn theo thông tư cũ. Khi áp dụng Thông tư 78 thì có được dùng cả hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy không?
Doanh nghiệp vẫn được sử dụng hóa đơn theo thông tư cũ cho đến khi chuyển sang hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và có thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi đó doanh nghiệp cần phải:
Đối với hóa đơn điện tử
- Ngừng việc phát hành hóa đơn điện tử theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP.
- Thực hiện thông báo hủy hóa đơn theo mẫu TB03/AC ban hành kèm theo thông tư số 39/2014/TT-BTC (Nếu cơ quan thuế quản lý yêu cầu).
Đối với hóa đơn giấy
- Thực hiện tiêu hủy hóa đơn theo mẫu 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại điều 27. Tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế – Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Trên đây là bài viết chúng tôi cung cấp đến bạn đọc về các bước xuất hóa đơn điện tử VNPT chính xác và đơn giản dựa trên các quy định hiện hành và các chính sách của VNPT. Mong rằng qua bài viết này có thể giúp khách hàng và doanh nghiệp thực hiện xuất hóa đơn nhanh chóng và dễ dàng hơn trong quá trình sử dụng hóa đơn.
Xem thêm một số bài viết liên quan:
