Sau khi nộp mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT thành công nhiều doanh nghiệp vẫn đang vướng mắc trong quá trình hủy hóa đơn điện tử và không biết chọn phương pháp nào cho chính xác. Bài viết dưới đây chia sẻ một số thông tin cần thiết về các phương pháp huỷ hóa đơn điện tử mới nhất khi chuyển đổi theo Nghị định 123 & Thông tư 78.
Mục lục
1. Quy định về việc hủy hóa đơn điện tử theo nghị định 123
Theo quy định tại nghị định 123, Người nộp thuế (NNT) cần thực hiện hủy hóa đơn trong 2 trường hợp:
- Sau khi đăng ký sử dụng hóa đơn theo thông tư 78, kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ/cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hoá đơn theo quy định cũ (Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn) đồng thời thực hiện hủy hóa đơn theo quy định.
- Trường hợp NNT đã xuất hóa đơn, gửi cơ quan thuế, phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót, NNT có thể hủy hóa đơn điện tử như sau: Với hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế, nếu chưa gửi cho người mua, khi phát hiện sai sót, người bán cần thực hiện hủy hóa đơn đã xuất trên phần mềm hóa đơn điện tử và thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Sau đó lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi CQT. CQT sẽ tiến hành cấp mã hóa đơn thay thế để người bán gửi cho người mua. Đối với các hóa đơn đã gửi lên CQT, CQT sẽ tự hủy trên hệ thống sau khi nhận được thông báo của NNT.
2. Thủ tục hủy hóa đơn điện tử mẫu cũ theo thông tư 78
Thủ tục hủy hóa đơn điện tử mẫu cũ còn tồn như sau:
Bước 1: Liên hệ với nhà cung cấp hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp liên hệ với bên cung cấp hóa đơn mà mình đang sử dụng trước đó để yêu cầu thực hiện thủ tục hủy các HĐĐT mẫu cũ còn tồn mà doanh nghiệp chưa sử dụng. Theo quy định tại thông tư 78, đơn vị đang cung cấp phần mềm HĐĐT cho doanh nghiệp có trách nhiệm hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện bước này.
Bước 2: Doanh nghiệp làm thông báo hủy hóa đơn theo mẫu TB03/AC
Sau khi hủy hóa đơn theo mẫu cũ thành công, doanh nghiệp phải làm thông báo hủy hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy còn tồn – Mẫu TB03/AC và gửi về cơ quan thuế. Doanh nghiệp phải đảm bảo hoàn thành bước này trong vòng 5 ngày kể từ ngày hủy hóa đơn thành công.
Bước 3: Doanh nghiệp phát hành hóa đơn theo mẫu mới của Thông tư 78
Hiện nay, các tổ chức cung cấp hóa đơn điện tử đều hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi miễn phí; các hóa đơn cũ còn tồn chưa sử dụng cũng sẽ được chuyển sang dạng hóa đơn mới theo TT78 mà không mất phí.
Lưu ý: Sau khi đã chuyển sang hóa đơn mẫu mới, doanh nghiệp không được phát hành theo mẫu cũ nữa.
(Chú ý: Không được phát hành hóa đơn điện tử cũ sau khi đã chuyển sang sử dụng hóa đơn theo mẫu mới theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC).
3. Phương pháp huỷ hóa đơn điện tử
Hủy hóa đơn điện tử TB03/AC trên phần mềm HTKK
Các bước hủy hóa đơn điện tử TB03/AC trên HTKK thực hiện như sau:
- Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm HTKK, chọn mục Hóa đơn, chọn tiếp “Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu (TB03/AC)”.
- Bước 2: Điền đầy đủ thông tin trên tờ khai TB03/AC theo hướng dẫn tại mục 3
- Bước 3: Kết xuất file dưới dạng xml
- Bước 4: Nộp mẫu TB03/AC trên trang Thuế điện tử của Tổng cục Thuế
Hủy hóa đơn điện tử trên phần mềm EasyInvoice
Khi xảy ra sai sót mà bạn muốn hủy hóa đơn, hãy thực hiện theo hướng dẫn dưới đây trên phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice.
Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice, tại menu dọc “Xử lý hóa đơn” –> click chọn “Lập báo cáo hủy”.
Sau đó, chuyển sang màn hình “Hủy hóa đơn”. Màn hình cung cấp các chức năng:
- Trường hợp có nhiều hóa đơn, người dùng có thể tìm kiếm bằng cách tìm kiếm theo người lập biểu hoặc chọn thời gian hủy.
- Thực hiện “Tìm kiếm” theo “Người lập biểu”.
- Tìm kiếm theo thời gian hủy “Từ ngày – đến ngày”
- Tìm kiếm theo thời gian hủy “Từ ngày – đến ngày”
Bước 2: Tại màn hình “ Danh sách hủy hóa đơn “ –> click button “Tạo mới” chuyển sang màn hình “ Hủy hóa đơn”, nhập dữ liệu vào các trường “ Phương pháp hủy , Người lập biểu, Người đại diện theo pháp luật”.
Lưu ý: Trường “Thời gian hủy” cho phép thay đổi, chỉnh sửa ( đúng định dạng Giờ, Phút) –> click tiếp button “tạo mới” Chuyển sang màn hình “Danh sách hủy hóa đơn điện tử” —> Sau khi chọn dải hóa đơn cần hủy.
Bước 3: Click button “Lưu dữ liệu, Lưu vào tạo mới”, để lưu lại dải hóa đơn vừa chọn
- Tại mục “Danh sách hóa đơn hủy” cung cấp chức năng “Sửa, Xóa” để thực hiện
Bước 4: Sau khi nhập đủ thông tin mong muốn, click button “Lưu” sau đó quay lại màn hình “Danh sách hủy hóa đơn”.
Lưu ý: Dải hóa đơn đã hủy thành công khi tạo mới hóa đơn sẽ không chọn được nữa, nhưng vẫn thực hiện Tìm kiếm được.
Sau khi nhận thông báo như hình là bạn đã hủy hóa đơn thành công:
4. Khi nào cần hủy hóa đơn điện tử?
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có 2 trường hợp người nộp thuế cần thực hiện hủy hóa đơn. Cụ thể:
- Sau khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 78, kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ/cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hoá đơn theo quy định cũ (Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn) đồng thời thực hiện hủy hóa đơn theo quy định.
- Trường hợp người nộp thuế đã xuất hóa đơn, gửi cơ quan thuế, phát hiện hóa đơn có sai sót, NNT có thể hủy như sau: Với hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế, nếu chưa gửi cho người mua, khi phát hiện sai sót, người bán cần thực hiện hủy hóa đơn đã xuất trên phần mềm hóa đơn điện tử và thông báo với cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Sau đó lập bản hóa đơn mới, ký số và gửi CQT. CQT sẽ tiến hành cấp mã hóa đơn thay thế để người bán gửi cho người mua. Đối với các hóa đơn đã gửi lên CQT, CQT sẽ tự hủy trên hệ thống sau khi nhận được thông báo của người nộp thuế.
5. Các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử
Theo khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế trong các trường hợp sau:
- Chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
- Trường hợp thuộc cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.
- Thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh.
- Thông báo với cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế.
- Trường hợp có hành vi sử dụng hóa đơn để bán hàng nhập lậu, hàng cấm,hàng giả, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế.
- Trường hợp có hành vi lập hóa đơn phục vụ mục đích bán hàng khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế.
- Trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện doanh nghiệp không đủ điều kiện kinh doanh theo quy định.
Vì vậy, căn cứ kết quả thanh, kiểm tra, trường hợp xác định doanh nghiệp được thành lập để thực hiện mua bán, sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp hoặc để trốn thuế thì cơ quan thuế ban hành quyết định sử dụng hóa đơn điện tử; theo đó, các doanh nghiệp sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.
Trên đây chúng tôi đã tổng hợp tới bạn đọc những nội dung và quy định liên quan tới nghiệp vụ huỷ hoá đơn còn tồn theo quy định cũ khi chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 & Thông tư 78. Hy vọng rằng các thông tin trên đây sẽ giúp doanh nghiệp/cá nhân giải đáp được những khó khăn, vướng mắc trong quá trình chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất của Chính phủ.
Xem thêm một số bài viết liên quan:
