Tổng hợp phương pháp tra cứu hóa đơn điện tử đơn giản

Tra cứu hóa đơn điện tử
5/5 - (1 bình chọn)

Tra cứu hóa đơn là một trong những nghiệp vụ quan trọng của kế toán để kiểm tra tính minh bạch, hợp pháp, chính xác của các thông tin trên hóa đơn.

Đối với hoá đơn điện tử theo thông tư 78 và Nghị định 123, Doanh nghiệp có thể tra cứu hóa đơn một cách hợp pháp dựa trên những cách tra cứu mà chúng tôi giới thiệu dưới đây, giúp bạn tiến hành tra cứu hóa đơn điện tử nhanh chóng, chính xác và dễ dàng hơn.

Đồ họa mô phỏng chiếc máy tính bảng hiện ra giao diện tra cứu hóa đơn điện tử, bên trái có kính lúp đang soi hóa đơn, ở dưới là bàn tay đang nhấn vào nút tra cứu trên máy tính bảng
Phương pháp tra cứu hóa đơn điện tử dễ hiểu

1. Cách tra cứu hóa đơn điện tử phổ biến nhất

Cách 1: Tra cứu hoá đơn trên trang web phần mềm EFY-iHOADON (Áp dụng với bên xuất hoá đơn sử dụng hoá đơn điện tử EFY-iHOADON)

Doanh nghiệp dễ dàng tra cứu thông tin hóa đơn trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử EFY-iHOADON.

Bước 1: Truy cập địa chỉ http://tracuu.ihoadon.vn/

giao diện tra cứu hóa đơn điện tử trên trang web ihoadon
Truy cập trang tra cứu hóa đơn điện tử

Bước 2: Tích chọn tra cứu “Theo số hoá đơn và mã tra cứu” khi người dùng muốn tra cứu theo số hoá đơn và mã tra cứu

Nhập đầy đủ số hoá đơn và mã tra cứu (mã tra cứu được in phía cuối của tờ hoá đơn). Chọn “Tra cứu

Trường hợp bạn muốn tra cứu hoá đơn theo file sẵn, tích chọn “Từ file” > “Chọn file” và tải file hoá đơn XML gốc > Tra cứu

Bước 3: Hệ thống trả kết quả thông tin hóa đơn

Lúc này trang web tra cứu hóa đơn điện tử EFY-iHOADON cũng trả về 2 kết quả:

Nếu kết quả trả về là tồn tại thông tin hóa đơn, tức là hóa đơn đã hợp lệ hệ thống sẽ hiển thị các thông tin của hoá đơn:  Loại hóa đơn, Ngày hóa đơn, Số hóa đơn, Mẫu số, Ký hiệu, Trạng thái hóa đơn, thông tin chứng thư, file hoá đơn ở các định dạng xml, pdf hoặc cer. Đơn vị có thể tải hoá đơn về hoặc chuyển đổi hoá đơn để lưu trữ.

Và nếu kết quả trả về là không tồn tại thông tin hóa đơn, hệ thống sẽ báo lỗi:

giao diện tra cứu hóa đơn điện tử trên trang web ihoadon và khung báo lỗi hiện ra khi thông tin tra cứu của bạn không đúng
Hệ thống tra cứu hóa đơn điện tử báo lỗi

Lúc này, doanh nghiệp kiểm tra lại thông tin đã nhập và liên hệ cho bên bán nếu kết quả tìm kiếm không thay đổi.

Cách 2: Tra cứu hóa đơn trên trang web hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế (Áp dụng với doanh nghiệp chưa đăng ký và sử dụng hoá đơn theo Thông tư 78 và Nghị định 123)

Với hoá đơn điện tử theo quy định Thông tư 32 khi tra cứu tính hợp lệ, hợp pháp của hoá đơn chúng ta có thể tra cứu tại trang http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html. Tuy nhiên khi chuyển sang hóa đơn theo quy định Thông tư 78 và Nghị định 123 thì chúng ta không thể tra cứu tại trang này nữa mà chuyển sang một trang mới. Đây cũng là một trang web tra cứu hoá đơn điện tử của Tổng cục thuế. Tại trang này các bạn có thể tra cứu hoá đơn điện tử theo TT78, NĐ123, Tra cứu DN đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử,…

Bước 1: Truy cập vào link: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/

Bước 2: Nhập mã số thuế của bên bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán và mã captcha rồi ấn “tìm kiếm”.

Giao diện tra cứu hóa đơn điện tử của nhà nước bao gồm các thông tin cơ bản của hóa đơn
Truy cập trang tra cứu hóa đơn điện tử

Lưu ý:

  • Điền đầy đủ thông tin đối với các trường thông tin bắt buộc
  • Tại trường “Loại hoá đơn” bạn chọn loại hóa đơn tương ứng, ví dụ Hóa đơn giá trị gia tăng, Hóa đơn bán hàng… Ví dụ 1C21TML – 1 ở đây là ký hiệu loại Hóa đơn giá trị gia tăng.
  • Tại trường “Ký hiệu hóa đơn” bạn bỏ ký tự ở đầu số dãy ký hiệu và chỉ lấy và điền vào các chữ số từ C đối với hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế hoặc K đối với hóa đơn không có mã. Ví dụ: ký hiệu hoá đơn là 1C22TYY thì chỉ điền C22TYY.
  • Tại trường “Số hóa đơn” bạn có thể nhập cả 2 định dạng số hóa đơn gồm từ 1 chữ số hoặc tối đa 8 chữ số. Ví dụ 1 hoặc 00000001.
  • Tại trường “Tổng tiền thành toán” bạn nhập vào tổng tiền thanh toán trên hóa đơn bằng số.
  • Tại trường “Mã captcha” bạn nhập lại chính xác vào chuỗi mã captcha hiển thị ở bên trái màn hình.

Bước 3: Hệ thống trả kết quả thông tin về hóa đơn tra cứu.

Nếu nhận được kết quả trạng thái xử lý hóa đơn hiển thị: Đã cấp mã hóa đơn thì hóa đơn cần tìm kiếm hợp lệ.

Nếu kết quả nhận được là “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm“, tức là hóa đơn tra cứu không tồn tại. Doanh nghiệp cần kiểm tra lại các thông tin đã nhập ở trên đã chính xác hay chưa và tìm kiếm lại. Nếu các thông tin trên đã nhập chính xác, anh/chị liên hệ bên bán để kiểm tra.

2. Nguyên tắc tra cứu hóa đơn điện tử

Nguyên tắc tra cứu, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 28 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ:

  • Bên sử dụng thông tin thực hiện truy cập, truy vấn Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu thông tin về hóa đơn.
  • Tổng cục Thuế thực hiện công khai các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp, sử dụng bất hợp pháp hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để các tổ chức, cá nhân có thể tra cứu.
  • Để tra cứu thông tin hóa đơn điện tử, bên sử dụng thông tin nhập thông tin hóa đơn điện tử cần tra cứu tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu nội dung hóa đơn điện tử.
  • Trường hợp cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền quy định tại điểm a khoản 2 Điều 27 Nghị định này có nhu cầu tra cứu thông tin về tình hình quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử của người bán là tổ chức, cá nhân kinh doanh thì cơ quan thuế có trách nhiệm cung cấp thông tin hóa đơn điện tử cho các cơ quan, người có thẩm quyền có liên quan.
  • Tổng cục Thuế có trách nhiệm xây dựng hệ thống cung cấp thông tin tự động.

3. Tra cứu hóa đơn điện tử phục vụ kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường

Việc tra cứu hóa đơn điện tử phục vụ kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường đã được quy định rõ ràng tại Điều 29 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ:

  • Khi kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường, đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu thông tin về hóa đơn điện tử phục vụ yêu cầu quản lý, không yêu cầu cung cấp hóa đơn giấy. Các cơ quan có liên quan có trách nhiệm sử dụng các thiết bị để truy cập tra cứu dữ liệu hóa đơn điện tử.
  • Trường hợp bất khả kháng do sự cố, thiên tai gây ảnh hưởng đến việc truy cập mạng Internet dẫn đến không tra cứu được dữ liệu hóa đơn, nếu:
  • Trường hợp người vận chuyển hàng hóa có chứng từ giấy (bản sao bằng giấy không cần ký tên, đóng dấu của người mua, người bán hàng hóa) chuyển từ hóa đơn điện tử thì xuất trình chứng từ giấy chuyển cho cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền đang thực hiện kiểm tra hàng hóa. Cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền đang thực hiện kiểm tra căn cứ chứng từ giấy chuyển từ hóa đơn điện tử để lưu thông hàng hóa và tiếp tục thực hiện tra cứu dữ liệu hóa đơn điện tử (tại đầu mối đăng ký với Tổng cục Thuế) để phục vụ công tác kiểm tra để xử lý theo quy định.
  • Trường hợp người vận chuyển hàng hóa không có chứng từ giấy chuyển từ hóa đơn điện tử thì cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền đang thực hiện kiểm tra truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để kiểm tra, xác nhận hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.”

Trên đây là hướng dẫn cách tra cứu hoá đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123 hợp lệ, hợp pháp. Người mua và người bán cần nắm vững các cách này để kiểm tra tính minh bạch của hoá đơn khi cần.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *