Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông tin dữ liệu liên quan đến việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng các thiết bị điện tử. Trên hệ thống máy tính, dịch vụ của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa hoặc dịch vụ của các bên tham gia theo quy định của Pháp luật về quá trình giao dịch điện tử. Tuy nhiên, trong quá trình giao dịch sẽ có những sai sót trong việc phát hành hóa đơn. Vậy làm thế nào để hủy hóa đơn điện tử đã phát hành theo đúng quy định Pháp luật?
Mục lục
Hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn là gì?
Hủy hóa đơn là gì?
Điều 3 khoản 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về việc hủy hóa đơn như sau: Hủy hóa đơn, chứng từ là việc làm cho hóa đơn, chứng từ đó không còn giá trị.
Tại Điều 3 Khoản 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP giải thích về việc tiêu hủy hóa đơn như sau:
- Việc hủy hóa đơn, chứng từ điện tử là biện pháp làm cho hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử không còn tồn tại trong hệ thống thông tin, làm cho thông tin chứa trong hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử không thể tra cứu được nữa.
- Cơ quan thuế ra lệnh tiêu hủy hóa đơn, lệnh tiêu hủy chứng từ tự in bằng hình thức đốt, cắt, xé nhỏ hoặc các hình thức tiêu hủy khác để đảm bảo hóa đơn, chứng từ được tiêu hủy không sử dụng lại thông tin, dữ liệu trên hóa đơn, chứng từ đã in.
Trường hợp nào được thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã phát hành?
Điều 29 khoản 2 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về các trường hợp hủy hóa đơn. Do đặc thù của việc lập, phát hành hóa đơn điện tử nên việc hủy hóa đơn điện tử đã phát hành được xác định xử lý theo quy định tại điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC.
Trường hợp hủy hóa đơn điện tử đã lập
Trường hợp 1: Hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua mà người bán và người mua chưa kê khai, nộp thuế mà phát hiện có sai sót.
Theo Điều 20, khoản 2, thông tư 39/2014/TT-BTC nếu phát hiện có sai sót trong trường hợp này thì phải tiến hành hủy và các bên mua bán cùng lập biên bản hủy hóa đơn điện tử đã phát hành đã viết sai. Biên bản thu hồi và hủy hóa đơn phải thể hiện lý do thu hồi hóa đơn. Bên bán thực hiện các thao tác hủy, lưu số hóa đơn, lập hóa đơn mới theo quy định.
Trường hợp 2: Đã lập và giao hóa đơn cho người mua, đã giao hàng và đã cung cấp dịch vụ, người mua và người bán đã khai thuế rồi phát hiện sai sót.
Theo Khoản 3 Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC, người mua và người bán phải lập biên bản hoặc văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, người bán lập hóa đơn.
Trên hóa đơn ghi rõ số lượng hàng hóa (tăng, giảm), giá bán, thuế suất, thuế giá trị gia tăng, số hóa đơn, ký hiệu,… Hóa đơn điều chỉnh, bên mua và bên bán kê khai doanh số điều chỉnh và thuế đầu ra, thuế đầu vào và không được xuất hiện số âm.
Hủy hóa đơn giấy chuyển sang hóa đơn điện tử
Nghị định 119 về hóa đơn điện tử có hiệu lực từ ngày 01/11/2018. Với sự thay đổi của hóa đơn điện tử và lộ trình áp dụng, khi nhận thức rõ những nhược điểm của hóa đơn giấy và lợi ích của hóa đơn điện tử, nhiều doanh nghiệp muốn chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử dù chưa hết hóa đơn giấy. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần làm thủ tục tiêu hủy số hóa đơn giấy còn thừa. Doanh nghiệp cũng buộc phải hủy toàn bộ hóa đơn giấy còn tồn và sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và không có mã của cơ quan thuế.
Hủy hóa đơn điện tử đã phát hành nhưng chưa sử dụng
Theo khoản 3 Điều 27, nghị định 51, trường hợp doanh nghiệp thông báo phát hành hóa đơn điện tử nhưng kể từ ngày không còn giá trị sử dụng thì hóa đơn phải được hủy trong thời hạn 30 ngày.
Cách hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
Bước 1. Lập biên bản hủy hóa đơn
Về nội dung biên bản hủy hóa đơn cần ghi rõ nội dung sai, nội dung cần điều chỉnh lại cho đúng. Lưu ý biên bản này phải có chữ ký và đóng dấu của cả bên mua và bên bán.
Bước 2. Tiến hành hủy hóa đơn điện tử đã tạo
Việc hủy hóa đơn điện tử đã phát hành sẽ được thực hiện trực tiếp trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng.
Theo đó, bạn cần đăng nhập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà công ty đang sử dụng và khai báo “Thông báo kết quả xóa hóa đơn”.
Tiếp theo, lưu thông báo hủy hóa đơn và nhấn Xuất ra file XML sau đó nộp file đã xuất cho cơ quan thuế. Và luôn cập nhật trạng thái hóa đơn trên hệ thống để dễ dàng kiểm soát.
Bước 3. Thay thế hóa đơn điện tử
Khi việc hủy hóa đơn điện tử đã phát hành được thực hiện đúng để hoàn tất việc hủy, bạn sẽ cần xuất hóa đơn điện tử. Hóa đơn thay thế hóa đơn đã hủy phải được lập theo quy định của pháp luật. Ví dụ: “Hoá đơn này thay thế hoá đơn số…;ký hiệu…;thời gian” phải luôn xuất hiện.
Cách lập thông báo hủy hóa đơn điện tử đã phát hành trên HTKK
Để hủy hóa đơn giấy đang tồn hoặc hóa đơn điện tử cũ theo quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC và Nghị định 51/2010/NĐ-CP, doanh nghiệp sử dụng phần mềm hỗ trợ kê khai thuế của Tổng cục Thuế, thông báo hủy hóa đơn điện tử và gửi cơ quan thuế trong thời hạn 05 ngày kể từ ngày hóa đơn bị hủy.
Các bước gửi thông báo hủy hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế trên phần mềm HTKK:
Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống
Tại màn hình đăng nhập, bạn nhập mã số thuế của tổ chức để đăng nhập vào hệ thống:
Sau khi đăng nhập thành công, chọn Hóa đơn – Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu (TB/AC).
Bước 2: Hoàn thành mẫu thông báo hủy hóa đơn
Khi điền “Thông báo hủy hóa đơn” TB03/AC cần lưu ý các mục sau:
Điền đầy đủ các thông tin: số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn xuất kho từ số… đến số…
Ghi rõ phương thức hủy hóa đơn.
- Đối với hóa đơn giấy: ghi “cắt góc, đốt. xé. Thông thường, khi tiêu hủy hóa đơn giấy, thương nhân sẽ ghi “cắt góc” (cắt góc dưới bên phải, góc mà người phụ trách đơn vị ký), vì sẽ giữ nguyên quyển hóa đơn gốc.
- Đối với hóa đơn điện tử: Hủy hóa đơn điện tử đã phát hành trên phần mềm hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp nên liên hệ với nhà cung cấp để được làm rõ và giải đáp.
Bước 3: Đăng nhập vào trang Khai thuế điện tử
Để gửi thông báo kết quả hủy hóa đơn TB03/AC trực tuyến, bạn cần đăng nhập vào trang thuế điện tử: https://thuedientu.gdt.gov.vn/.
Trên trang Thuế điện tử, chọn Doanh nghiệp.
Bước 4: Gửi thông báo kết quả hủy, thu hồi hóa đơn
Sau khi đăng nhập vào hệ thống doanh nghiệp chọn kê khai thuế => Nộp tờ khai XML => Chọn tệp tờ khai. Để nộp tờ khai, bạn upload kết quả thông báo hủy hóa đơn điện tử đã phát hành ở các bước trên lên hệ thống, ký điện tử và nhấn Nộp tờ khai. Theo đó, Mẫu thông báo kết quả hủy hóa đơn TB03/AC đã được nộp cho cơ quan Thuế.
Thời hạn tiêu hủy hóa đơn
Theo quy định tại Điều 27 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp phải thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã phát hành trong thời hạn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn giấy. Trường hợp cơ quan thuế thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng thì doanh nghiệp thực hiện hủy hóa đơn đó trong thời hạn chậm nhất là 10 ngày. Do đó, cần lưu ý:
- Hóa đơn do đơn vị kế toán lập sẽ được hủy theo quy định của Pháp luật.
- Hóa đơn chưa lập là vật chứng vụ án không được tiêu hủy và bị xử lý theo Pháp luật.
Cơ quan thuế có bị xử phạt nếu ra lệnh hủy hóa đơn điện tử không?
Hiện tại, bạn sẽ không bị phạt khi hủy hóa đơn điện tử đã phát hành nếu buộc phải hủy. Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử trái Pháp luật sẽ bị xử phạt.
Mức xử phạt hủy hóa đơn điện tử bất hợp pháp theo quy định tại Điều 27 Nghị định 125/2020/NĐ-CP như sau:
- Quá hạn hủy, tiêu hủy hóa đơn thì phạt cảnh cáo trong thời hạn từ 1-5 ngày làm việc, kể từ ngày quá hạn hủy, tiêu hủy hóa đơn nhưng có tình tiết giảm nhẹ.
- Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
- Tiêu hủy trái phép hóa đơn đã lập nhưng chưa lập, hóa đơn không còn giá trị sử dụng;
- Hủy hóa đơn quá hạn sử dụng trong thời hạn từ 01 ngày đến 10 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn hủy.
- Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
- Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá hạn từ 11 ngày làm việc trở lên kể từ ngày hết thời hạn hủy; tiêu hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật;
- Sau khi cơ quan thuế thông báo để người bán kiểm tra lại sai sót, không thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã phát hành nếu có sai sót;
- Không hủy hóa đơn điện tử đã phát hành nhưng không còn giá trị sử dụng theo quy định;
- Hủy hóa đơn không đúng trình tự, thủ tục do pháp luật quy định.
Tạm kết
Trong quá trình giao dịch của các doanh nghiệp việc sử dụng hóa đơn điện tử chắc chắn không thể tránh được những sai sót dù khi chuyển sang trực tuyến những sai sót đã được hạn chế tối đa. Vì vậy, khi phát hiện sai sót sau khi đã phát hành, người lập hoá đơn cần phải hiểu rõ quy tắc, quy định của pháp luật cho phép hủy hóa đơn điện tử đã phát hành. Trên đây, MECI đã tổng hợp toàn bộ các thông tin cần thiết và mới nhất, hy vọng quá trình giao dịch của bạn sẽ tránh được những sai sót trên.
Xem thêm bài viết liên quan:
