Thủ tục hủy hóa đơn giấy chuyển sang hóa đơn điện tử

Theo quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 1/11/2020 nhiều doanh nghiệp đang chưa biết quy trình cũng như thủ tục hủy hóa đơn giấy và chuyển đổi sang hóa đơn điện tử thực hiện như thế nào. Qua bài viết dưới đây MECI sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc nhé!

Hủy hóa đơn cũ còn tồn khi chuyển sang hóa đơn điện tử

Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT, NNT được sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC phải ngừng sử dụng ngay hoá đơn mua của cơ quan thuế, hóa đơn đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, đồng thời thực hiện tiêu hủy hóa đơn theo quy định, gửi Thông báo kết quả hủy hóa đơn theo Mẫu TB03/AC và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC) theo các quy định trước đây với số tồn bằng 0 đến cơ quan thuế theo hình thức điện tử.

Quy trình tiêu hủy hóa đơn giấy

Khi doanh nghiệp tiến hành tiêu hủy hóa đơn giấy phải tuân thủ theo thời hạn tiêu hủy hóa đơn và quy trình được hướng dẫn chi tiết dưới đây:

Thời hạn tiêu hủy hóa đơn

• Kể từ ngày thông báo tiêu hủy hóa đơn giấy (hóa đơn đặt in mua của CQT) với cơ quan thuế, doanh nghiệp/cá nhân cần phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày.
• Trong trường hợp CQT đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp/cá nhân phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày.
• Lưu ý: Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không tiêu hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.

Cách tiêu hủy hóa đơn giấy chưa sử dụng

Bước 1: Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn

Doanh nghiệp hoặc tổ chức cần hủy hóa đơn phải có quyết định của chủ doanh nghiệp về việc thành lập Hội đồng hủy hóa đơn.

Hội đồng hủy hóa đơn cần phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức. Đồng thời các thành viên của Hội đồng hủy hóa đơn chịu trách nhiệm trước pháp luật và tiến hành các việc sau:

• Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy
• Tiến hành hủy hóa đơn và Lập biên bản hủy hóa đơn
• Thông báo kết quả hủy hóa đơn

Lưu ý: Đối với hộ, cá nhân kinh doanh thì không phải thành lập Hội đồng khi tiêu hủy hóa đơn.

Bước 2: Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy

Tại Khoản 3, Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về nội dung của Biên bản kiểm kê hóa đơn cần hủy như sau:

“Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục).”

Như vậy, trước khi hủy hóa đơn, Hội đồng phải Lập bảng kiểm kê và ký xác nhận, tiến hành kiểm kê số hóa đơn cần hủy với các quy định trên.

Bước 3 : Lập biên bản hủy hóa đơn

Khi hủy hóa đơn, Hội đồng phải lập biên bản hủy hóa đơn. Biên bản ghi rõ thông tin cần thiết của hóa đơn hủy như:

• Loại hóa đơn, Mẫu hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, từ quyển … đến quyển …, Từ số … đến số …
• Hình thức hủy hóa đơn: Cắt góc/Xé nhỏ/Đốt
• Biên bản được lập phải có chữ ký của các thành viên trong Hội đồng hủy hóa đơn.

Bước 4: Thông báo kết quả hủy hóa đơn

Sau khi hủy hóa đơn, doanh nghiệp/cá nhân phải tiến hành lập thông báo kết quả hủy hóa đơn theo quy định sau:

“Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.” (Tại Điều 27 Khoản 2 Điểm d, Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.

Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử mẫu cũ theo Nghị định 123 TT 78

Cách hủy hóa đơn điện tử mẫu cũ

Có 4 bước được thực hiện:

• Bạn tải phần mềm hóa đơn điện tử và đăng nhập trên thanh menu dọc nằm bên góc phải màn hình.
• Khi màn hình hiện lên danh sách hủy hóa đơn thì bạn chọn tạo mới rồi chuyển sang màn hình hủy hóa đơn, tiếp đến nhập các thông tin cần thiết vào những trường bắt buộc.
• Sau khi nhập xong các thông tin bạn chọn Lưu dữ liệu, Lưu vào vào tạo mới để hệ thống lưu lại dải hóa đơn người dùng vừa chọn.
• Nhấn chọn Lưu dữ liệu, Lưu Sau khi đã đầy đủ các thông tin như mong muốn, người dùng chọn Lưu rồi quay về trang Danh sách hủy hóa đơn.

Nghĩa vụ và trách nhiệm của đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử

Các doanh nghiệp/cá nhân đang sử dụng hóa đơn điện tử mẫu cũ (Thông tư 32/2011/TT-BTC và Nghị định 51/2010/NĐ-CP) nhưng thuộc 6 tỉnh thành đang triển khai áp dụng hóa đơn điện tử Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC giai đoạn 1 theo kế hoạch của Bộ Tài Chính (gồm: Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Quảng Ninh, Hải Phòng, Phú Thọ và Bình Định) thì cần nhanh chóng liên hệ với đơn vị cung cấp giải pháp/phần mềm mềm hóa đơn điện tử của mình để được hướng dẫn thủ tục, quy trình ngưng sử dụng hóa đơn điện tử phát hành theo quy định cũ trước đây và chuyển HĐĐT theo nghị định mới.

Lưu ý: Sau khi đã chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu mới tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp/cá nhân không được phát hành hóa đơn điện tử mẫu cũ.

Trách nhiệm và vai trò của các đơn vị cung cấp dịch vụ kết nối, truyền nhận lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử, đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử như sau:

• Cập nhật, nâng cấp và hoàn thiện phần mềm để đáp ứng đầy đủ quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Thông tư số 78/202 l/TT-BTC do Tổng cục Thuế ban hành tại Quyết định số 1450/QĐ-TCT ngày 07/10/2021 về việc kết nối, nhận, truyền và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử, cung cấp hóa đơn điện tử hợp lệ.
• Thông báo lộ trình và hướng dẫn doanh nghiệp/cá nhân chuyển đổi hóa đơn điện tử theo nghị định mới trên phần mềm đạt chuẩn theo quy định.
• Cung cấp đầy đủ các thông tin, lưu ý trong quá trình chuyển đổi hóa đơn điện tử theo quy định mới, như: mẫu hóa đơn được khuyến nghị, mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, hủy hóa đơn giấy đã phát hành nhưng chưa sử dụng, ngừng sử dụng hóa đơn điện tử còn tồn từ quy định cũ…

Như vậy thông qua những thông tin chi tiết mà MECI đã giải đáp qua bài viết trên hy vọng giúp doanh nghiệp bạn hoàn tất thủ tục hủy hóa đơn giấy chuyển sang hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng và đúng quy định. Hãy theo dõi trang để cập nhập thêm nhiều bài viết hay nhé!

Câu hỏi thường gặp

Xem thêm các thông tin liên quan khác

Các mặt hàng chịu thuế suất 10 theo quy định mới BSCI là gì? Đối tượng áp dụng và 7 đặc điểm của BSCI BI là gì? Tầm quan trọng của mô hình BI Đặc trưng tốt đẹp trong văn hóa doanh nghiệp FPT