BPM hiện nay đã là một phương pháp quản lý trong kinh doanh tại các doanh nghiệp rất phổ biến. Tuy nhiên, đối với những doanh nghiệp đang có mong muốn tìm hiểu và tiếp cận, BPM vẫn còn khá là khó để tìm hiểu tường tận và chi tiết.
Mục lục
Giới thiệu chung về BPM
Định nghĩa BPM là gì?
BPM (Business Process Management) là viết tắt của phương pháp Quản lý quy trình kinh doanh . Đó là một cách tiếp cận tập trung vào việc cải thiện và quản lý các quy trình kinh doanh trong một tổ chức. BPM liên quan đến việc xác định, thiết kế, thực hiện, giám sát và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh để đạt được hiệu quả hoạt động.
Mục tiêu của BPM là điều chỉnh các quy trình kinh doanh để phù hợp với các mục tiêu của tổ chức, cải thiện hiệu suất hoạt động, nâng cao trải nghiệm của khách hàng, đồng thời thúc đẩy đổi mới và khả năng cạnh tranh.
>> 3 tiêu chí đánh giá chi phí quản lý doanh nghiệp cho các cấp quản lý tối ưu hiệu suất
Một số đặc điểm của BPM
- Là một hoạt động hoặc một tập hợp nhiều hoạt động để hoàn thành mục tiêu mà tổ chức đã đưa ra.
- Không chỉ thực hiện một lần, đây là hoạt động xảy ra có chu kỳ để tái cấu trúc quy trình.
- Liên quan tới cải thiện quy trình kinh doanh chứ không chỉ là một phần như công nghệ – tự động hoá.
- Được lên kế hoạch và thực hiện bởi người quan tâm tới cải thiện quy trình hiện có tại doanh nghiệp.
Lợi ích và giá trị mà BPM mang lại cho tổ chức doanh nghiệp
Quản lý quy trình nghiệp vụ (BPM) mang lại một số lợi ích và giá trị cho các tổ chức. Dưới đây là một số ưu điểm chính:
- Nâng cao hiệu quả hoạt động: BPM nhằm mục đích tối ưu hóa và tự động hóa các quy trình kinh doanh bằng cách loại bỏ sự thiếu hiệu quả, dư thừa và tắc nghẽn. Bằng cách tự động hóa các công việc có tần suất xảy ra thường xuyên sẽ giảm thiểu can thiệp thủ công, hoạt động của tổ chức từ đó có thể cải thiện hiệu quả, tiết kiệm thời gian và gia tăng năng suất hoạt động.
- Phân tích dữ liệu và kiểm soát quy trình: BPM cập nhật dữ liệu liên tục và có khả năng hiển thị hiệu suất quy trình, bao gồm số liệu, chỉ số hiệu suất chính (KPI) cho các tổ chức hiểu biết rõ ràng về quy trình kinh doanh của họ. Vậy nên, doanh nghiệp sẽ được cung cấp các báo cáo phân tích dữ liệu, là nền tảng để đưa ra các dự báo xu hướng ngắn hay dài hạn.
- Trải nghiệm khách hàng nâng cao: Với BPM, các tổ chức có thể thiết kế và triển khai các quy trình ưu tiên sự hài lòng của khách hàng. Các doanh nghiệp có thể cung cấp dịch vụ tốt hơn, giảm thời gian phản hồi và giải quyết nhu cầu của khách hàng hiệu quả hơn, giúp cải thiện trải nghiệm và mở rộng tệp khách hàng trung thành.
- Khả năng thích ứng: Trong điều kiện thị trường và nhu cầu khách hàng thay đổi, BPM cho phép các tổ chức linh hoạt hơn và dễ thích nghi hơn. Dựa trên các quy trình được xác định rõ ràng, tổ chức có thể phản ứng nhanh chóng với những thay đổi của thị trường, tiến hành thực hiện cải tiến quy trình để thích nghi với các yêu cầu kinh doanh mới.
- Quản lý rủi ro: BPM giúp các tổ chức đảm bảo tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn đã được đặt ra. Doanh nghiệp có thể xác định và giải quyết các lỗ hổng, giảm khả năng xảy ra sai sót gây thiệt hại về uy tín thông qua cách ghi lại và giám sát quy trình.
- Đưa ra quyết định: BPM dựa vào dữ liệu phân tích để đánh giá hiệu suất của quy trình và đưa ra quyết định sáng suốt. Dựa trên thông tin thu thập và phân tích dữ liệu, các tổ chức có thể đưa ra quyết định chính xác về các xu hướng, mô hình và các lĩnh vực cần cải thiện.
Nhìn chung, BPM mang lại lợi thế cho các tổ chức bằng cách cải thiện hiệu quả quy trình hoạt động, nâng cao trải nghiệm của khách hàng. Nó cho phép các tổ chức cải thiện hoạt động và thúc đẩy sự thành công trong kinh doanh.
Chi tiết về vòng đời của BPM trong doanh nghiệp
Vòng đời của Quản lý Quy trình Kinh doanh (BPM) bao gồm các giai đoạn liên quan đến việc quản lý và cải tiến quy trình kinh doanh trong một tổ chức. Bao gồm các giai đoạn sau:
Giai đoạn 1: Phân tích
Vòng đời bắt đầu bằng việc xác định và phân tích các quy trình kinh doanh hiện có. Doanh nghiệp cần hiểu trạng thái hiện tại của: quy trình xử lý, đầu vào, đầu ra, nhân sự , nhiệm vụ,… Phân tích quy trình được thực hiện để xác định được mục tiêu, những điều đã đạt được và sự thiếu hiệu quả trong quy trình cần cải thiện.
Giai đoạn 2: Thiết kế và mô hình hóa quy trình
Trong giai đoạn này, các quy trình đã xác định được thiết kế lại hoặc mô phỏng lại theo mục tiêu mong muốn. Các nhà thiết kế tạo ra các mô hình hoặc sơ đồ thể hiện trực quan quy trình làm việc, hoạt động. Các ký hiệu mô hình phổ biến như BPMN thường được sử dụng để đem lại hiệu quả cao nhất.
Giai đoạn 3: Thực hiện quy trình
Giai đoạn này liên quan đến việc thử nghiệm mô hình BPM trực tiếp chẳng hạn như định cấu hình công cụ quy trình làm việc hoặc triển khai các công nghệ tự động hóa quy trình. Mục tiêu là làm cho quá trình hoạt động và sẵn sàng để thực hiện sau khi xem xét được các ưu điểm đã đạt được và các hạn chế chưa giải quyết được.
Giai đoạn 4: Giám sát quy trình
Những người tham gia thực hiện các hoạt động được chỉ định và dữ liệu được thu thập để đo lường hiệu suất của quy trình. Dựa trên các số liệu và KPI đã xác định thông qua các báo báo phân tích để xác định các vấn đề, sai lệch.
Giai đoạn 5: Tối ưu hóa quy trình
Dựa trên những hiểu biết thu được từ việc giám sát quy trình, các tổ chức có thể cải tiến các quy trình liên quan, các khu vực không hiệu quả hoặc lãng phí. Các tổ chức luôn xem xét và điều chỉnh các quy trình của họ để thích ứng với nhu cầu kinh doanh, điều kiện thị trường. Giai đoạn này liên quan đến việc đo lường, phân tích, tối ưu hóa và đổi mới liên tục để thúc đẩy quá trình cải tiến liên tục.
Vòng đời của BPM là lặp đi lặp lại và theo chu kỳ, với mỗi giai đoạn ảnh hưởng đến những giai đoạn tiếp theo. Mục tiêu là nâng cao hiệu quả trong hoạt động, tạo nên sự hài lòng của khách hàng và thúc đẩy thành công trong kinh doanh.
>> Tất tần tật về chi phí quản lý trong một doanh nghiệp mà cấp quản lý cần nắm rõ!
3 thách thức thường gặp trong quá trình triển khai BPM
Triển khai Quản lý quy trình nghiệp vụ (BPM) có thể mang lại lợi ích đáng kể cho các tổ chức, nhưng nó cũng có thể đặt ra những thách thức nhất định. Dưới đây là ba thách thức phổ biến thường gặp phải trong quá trình triển khai BPM:
Khó khăn với sự thay đổi
- Sự khác biệt về văn hóa: trong tổ chức: Bộ phận tham gia trực tiếp vào quy trình cải tiến doanh nghiệp có thể chống lại sự thay đổi, đặc biệt khi có sự thay đổi các quy trình hoặc vai trò công việc đã được thiết lập từ trước. Sự kháng cự có thể do nỗi sợ mất việc làm hoặc nghi ngờ về lợi ích của BPM.
- Thiếu hỗ trợ của ban lãnh đạo: Nếu không có sự hỗ trợ mạnh mẽ từ quản lý cấp cao, việc vượt qua sự kháng cự và thúc đẩy triển khai BPM thành công có thể là khó khăn lớn cho doanh nghiệp. Nhà quản trị cần ủng hộ sáng kiến, truyền đạt tầm quan trọng của nó và giải quyết các yêu cầu phát sinh trong toàn tổ chức.
Quy trình phức tạp và tiêu chuẩn hóa
Các tổ chức có các quy trình phức tạp và liên kết với nhau có thể gặp khó khăn trong việc thiết kế và chuẩn hóa các quy trình đó trong quá trình triển khai BPM. Để đạt được sự đồng thuận về tiêu chuẩn hóa quy trình là một nhiệm vụ tốn thời gian và đầy thách thức.
Tích hợp và áp dụng công nghệ
- Tích hợp hệ thống cũ: Việc tích hợp phần mềm BPM với các hệ thống cũ hiện có có thể phức tạp và đòi hỏi thời gian, công sức. Các vấn đề về khả năng tương thích, truyền tải dữ liệu,… cũng là thách thức trong quá trình triển khai.
- Quản lý và chất lượng dữ liệu: BPM dựa vào dữ liệu chính xác và đáng tin cậy để đảm bảo chất lượng, tính toàn vẹn và tính nhất quán của dữ liệu. Vậy nên đây cũng là một thách thức lớn đối với doanh nghiệp, đặc biệt nếu dữ liệu bị phân tán hoặc bảo trì kém.
Bằng cách dự đoán và giải quyết những thách thức chung này, các tổ chức có thể điều hướng quá trình triển khai BPM và tối đa hóa lợi ích, mang lại hiệu quả và sự linh hoạt.
Bài viết trên MECI đã mang đến cho bạn một số kiến thức về BPM (Business Process Management). Hy vọng với cái nhìn tổng quan này sẽ mang lại cho bạn những thông tin bổ ích trong quá trình cả tiến quy trình hoạt động ngay tại chính doanh nghiệp của mình.
Câu hỏi thường gặp
BPM có phải là phần mềm không?
BPM không phải là phần mềm. BPM là quy trình giúp cho doanh nghiệp vận hành theo tiêu chuẩn và tự động.
BPM trong ngân hàng là gì?
BPM (Business Process Management) trong ngân hàng là một phương pháp quản lý quy trình nghiệp vụ dựa trên các khái niệm, phương pháp và kỹ thuật để tối ưu hóa hoạt động và nâng cao hiệu quả của ngân hàng.
