5 cách tự tạo chữ ký điện tử đơn giản và nhanh chóng

Chữ ký điện tử
5/5 - (1 bình chọn)

Ở thời điểm hiện tại, xu hướng học tập và làm việc trực tuyến đang ngày trở nên phổ biến. Do đó, việc ký tên lên các văn bản, giấy tờ giờ đây không nhất thiết phải ký trực tiếp mà có thể được thực hiện bằng chữ ký điện tử. Nhưng bên cạnh đó vẫn còn nhiều cá nhân chưa biết cách tạo chữ ký điện tử như thế nào? Ngay bây giờ hãy cùng chúng tôi tìm hiểu 5 cách để tạo chữ ký điện tử cho cá nhân bạn một cách nhanh chóng nhất.

Một nam nhân viên đang đưa máy tính bảng cho sếp để ký xác nhận biên bảng bằng chữ ký điện tử
5 cách tạo chữ ký điện tử dễ hiểu

1. 5 cách tạo chữ ký điện tử

Cách 1. Tạo chữ ký điện tử bằng hình ảnh

Bước 1: Ký chữ ký của bạn lên giấy trắng một cách rõ ràng.

Bước 2: Sử dụng điện thoại có phần mềm scan để quét chữ ký, sau đó lưu dưới dạng .jpg hoặc .png. Bạn cũng có thể chụp hình chữ ký rõ nét và đầy đủ ánh sáng.

Bước 3: Cắt và chỉnh sửa chữ ký cho độ rộng phù hợp.

Bước 4: Mở tài liệu cần ký, chèn chữ ký vào phần ký tên của tài liệu.

Hình ảnh một ứng dụng trên điện thoại giúp người dùng ký tạo chữ ký điện tử
Cách tạo chữ ký điện tử bằng hình ảnh

Cách 2. Tạo chữ ký điện tử trong file Word

Mặc định trong Microsoft Word có chức năng chữ ký online, bạn có thể sử dụng chức năng này để tạo chữ ký và ký tên cho văn bản. Các bạn làm theo các bước sau:

Bước 1: Mở tài liệu, văn bản cần ký tên bằng file Word. Trên thanh công cụ, ở thẻ Insert, chọn công cụ Signature Line. Hộp thoại Signature Setup hiện ra.

Hình ảnh văn bản được đánh bằng file Word
Mở tài liệu, văn bản cần chữ ký điện tử bằng file Word

Bước 2: Trong hộp thoại Signature Setup, bạn điền các thông tin cần thiết:

  • Suggested signer: Điền tên của người ký.
  • Suggested signer’s title: Điền vị trí, chức danh công việc của người ký.
  • Suggested signer’s email address: Điền địa chỉ email của người ký.
  • Instructions to the signer: Chú thích, hướng dẫn dành cho người ký.

Sau đó, bạn có thể chọn các tùy chọn tại 2 ô bên dưới tùy vào mục đích sử dụng:

  • Allow the signer to add comments in the Sign dialog cho phép người ký được để lại bình luận vào ô ký.
  • Show sign date in signature line hiển thị ngày ký trong ô ký tên.
  • Cuối cùng nhấn OK. Lúc này sẽ hiện ra đoạn chữ ký của bạn.
Bảng Signature Setup hiện ra, có những thông số cần điền, sau đó nhấn OK
Điền các thông tin cần thiết về chữ ký điện tử trong hộp thoại Signature Setup

Bước 3: Click chuột phải vào vùng chữ ký, trong menu tùy chọn, nhấn Sign. Hộp thoại Sign sẽ hiện ra.

Vùng tạo chữ ký điện tử hiện ra ngay chỗ ký của bên cho thuê
Click chuột phải vào vùng chữ ký điện tử để thao tác bước tiếp theo

Bước 4: Tại đây bạn điền tên của mình vào ô trống bên cạnh chữ X, hoặc bạn cũng có thể sử dụng hình ảnh chữ ký của mình bằng cách chọn Select image… và chọn đường dẫn đến hình ảnh chữ ký của mình. Cuối cùng nhấn Sign. Lúc này, toàn bộ chữ ký của bạn sẽ hiện ra, bao gồm cả ngày tháng, tên và chức danh của bạn.

Ô Sign hiện ra, khung dấu X có con trỏ chuột là nơi điền tên cần ký
Điền tên vào ô trống bên cạnh chữ X để tạo chữ ký điện tử

Cách 3. Tạo chữ ký điện tử online

Hiện nay, có rất nhiều trang web có thể tạo chữ ký online một cách dễ dàng, ở trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn các bạn tạo chữ ký điện tử trên 2 trang web phổ biến và quen thuộc là Wikiki và Smallpdf.

Tạo chữ ký điện tử với Wikici.com

Bước 1: Truy cập vào đường dẫn. Bạn nên sử dụng trình duyệt web Chrome để có được chữ ký rõ nét và đẹp nhất nhé.

Bước 2: Chọn màu mực phù hợp và ký tên lên phần giấy trắng. Ở phần này, bạn có thể sử dụng điện thoại hoặc máy tính bảng để có thể ký bằng tay, điều này sẽ cho ra nét ký đúng với chữ ký của bạn hơn. Sau khi ký xong, bạn nhấn Lưu.

bảng trắng online trên Chrome để bạn ký tên lên, bên dưới có thanh lựa chọn màu sắc
Tạo chữ ký điện tử bằng cách ký tên trên trang web

Bước 3: Nhấn vào Tải về máy để lưu chữ ký xuống máy tính của bạn hoặc chia sẻ chữ ký của mình qua Facebook.

Bạn cũng có thể tham khảo những chữ ký mẫu đẹp hơn bằng cách kéo xuống phần chữ ký mẫu. Tại đây bạn nhập tên của mình vào và nhấn vào Xem mẫu chữ ký của bạn.

Giao diện tải về của ứng dụng tạo chữ ký điện tử bằng tay và bảng hướng dẫn cách tạo kế bên
Xem mẫu chữ ký điện tử đã tạo của bạn

Bước 4: Mở văn bản hoặc tài liệu cần ký, copy chữ ký và paste chữ ký của bạn vào phần ký tên. Sau đó bạn chỉ cần định dạng và căn chỉnh lại cho phù hợp là xong.

Cách 4. Tạo và ký chữ ký điện tử với Smallpdf.com

Bước 1: Truy cập vào đường link sau: https://smallpdf.com/vi/sign-pdf

Bước 2: Click chuột vào nút Chọn tệp, chọn đến thư mục chứa văn bản hoặc tài liệu cần ký và nhấn Open. Lúc này, trang web sẽ tải tài liệu của bạn lên.

Khung chọn tệp màu hồng cho phép người dùng tải tài liệu lên để chuẩn bị thực hiện ký chữ ký điện tử
Cách tạo chữ ký điện tử với Smallpdf.com

Bước 3: Ở thanh menu bên tay phải, chọn Chữ ký của bạn, hộp thoại chữ ký sẽ mở lên. Bạn có thể ký tay, nhập tên hoặc tải lên hình ảnh chữ ký của bạn tùy theo cách bạn muốn. Sau khi ký xong, chọn Tạo chữ ký. Bạn đợi khoảng vài giây để Smallpdf tạo chữ ký điện tử của bạn. Chữ ký của bạn sẽ xuất hiện bên tay phải sau khi được tạo xong.

Bảng lựa chọn chữ ký cho phép bạn chọn chữ ký của bạn, chữ ký nháy hoặc các định dạng khác về chữ ký
Chọn “Chữ ký của bạn” hộp thoại chữ ký điện tử sẽ mở lên

Bước 4: Bấm vào chữ ký vừa tạo, định dạng và căn chỉnh cho phù hợp. Cuối cùng nhấn Hoàn thành & Ký tên.

Chữ ký bạn vừa tạo đã hiện ra ở văn bản tại vị trí bên cho thuê
Thực hiện thao tác ký tên tạo chữ ký điện tử

Bước 5: Bấm nút Lưu giữ ở góc phải phía trên để tải xuống tài liệu, văn bản đã được ký tên. Bạn cũng có thể lưu tài liệu Google Drive, Dropbox hoặc Smallpdf.

hình ảnh văn bản bên trái, bên phải là khung lưu trữ, trạng thái và dòng người ký tên
Bấm “Lưu giữ” để tải xuống tài liệu

Cách 5. Tạo chữ ký nhanh chóng trên file PDF

Hình ảnh file PDF và chữ ký điện tử kế bên
Tạo chữ ký điện tử nhanh chóng trên file PDF

Để tạo chữ ký điện tử trên file PDF bằng Foxit Reader:

Bước 1: Mở Foxit Reader => “Open” để mở file PDF, nhấn Open.

Bước 2: Chọn tab Home => “PDF Sign” và chọn biểu tượng có dấu cộng màu xanh => Chọn kiểu chữ ký và tạo chữ ký.

Bước 3: Chọn “Require password to use this signature” => “Set Password”=> Nhập mật khẩu => OK => Save => Đặt chuột vào vị trí bạn muốn đặt chữ ký.

Bước 4: Điều chỉnh khung để thay đổi kích thước chữ ký => Apply All Signatures => Nhấn Continue Applying. 

2. Nguyên tắc sử dụng chữ ký điện tử

Hình ảnh người đàn ông đang dùng bút điện tử để ký chữ ký trên chiếc máy tính bảng
Nguyên tắc cần biết khi sử dụng chữ ký điện tử

Tại Điều 23 của Luật Giao dịch điện tử năm 2005 có nêu một số nội dung về nguyên tắc sử dụng chữ ký điện tử trên các văn bản/hợp đồng điện tử như sau:

Các bên tham gia giao dịch điện tử có quyền thỏa thuận:

  • Sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử để ký trong quá trình giao dịch
  • Sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực
  • Trong trường hợp 2 bên thỏa thuận sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực, cần lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử

Chữ ký điện tử của cơ quan nhà nước phải được chứng thực bởi tổ chức/đơn vụ cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.

Các bên khi tham gia giao dịch điện tử được phép thỏa thuận về việc có sử dụng chữ ký điện tử hay không. Trong trường hợp các bên không sử dụng chữ ký điện tử vẫn có quyền thực hiện giao dịch điện tử mà không cần ký điện tử.

3. Đối tượng sử dụng chữ ký điện tử

Hình ảnh người đàn ông đang cầm máy tính bảng, ngón tay đang chỉ vào chữ ký có trong văn bản
Đối tượng nào có thể sử dụng chữ ký điện tử?

Hiện nay, mọi công dân hợp pháp tại Việt Nam đều có thể sử dụng chữ ký điện tử như một công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc giao dịch trực tuyến:

  • Tổ chức hay doanh nghiệp: Sử dụng chữ ký điện tử cho việc giao dịch với các đối tác và khối lượng giao dịch thường xuyên, liên tục.
  • Cá nhân thuộc tổ chức, doanh nghiệp: Cấp quản lý sử dụng chữ ký này để hoàn tất các giao dịch nội bộ như phê duyệt hợp đồng, văn bản từ nhân viên khác. 
  • Cá nhân độc lập: Sử dụng chữ ký điện tử để hoàn thiện giao dịch điện tử với ngân hàng, thanh toán Thuế TNCN,…

4. Lưu ý khi tạo và sử dụng chữ ký điện tử

Chữ ký điện tử có giá trị pháp lý dùng để chứng minh chủ nhân của các tài liệu, thông tin được gửi đi. Vì vậy, khi người dùng tạo chữ ký điện tử và sử dụng cần phải lưu ý một số điều sau đây:

  • Tiêu chí xác thực: Là một trong những tiêu chí quan trọng, bạn cần lưu ý và đảm bảo để xác thực đúng chủ sở hữu của chữ ký.
  • Tính toàn vẹn: Là tiêu chí nhằm đảm bảo cho nội dung của dữ liệu, thông tin khi đã gửi đi thì không thể chỉnh sửa, thay đổi.
  • Không thoái thác: Là tiêu chí thể hiện sự ràng buộc của chủ sở hữu đối với chữ ký của mình. Bạn không thể phủ nhận và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật với những tài liệu, thông tin mình đã ký và gửi đi.
  • Công chứng: Chữ ký điện tử trong các file như Excel, Word hay PowerPoint sẽ có hiệu lực sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định chứ không phải là vĩnh viễn. Bên cạnh đó, chữ ký điện tử còn có tính hợp lệ nhằm mục đích sử dụng trong các dịch vụ công chứng ở một số trường hợp khác.
Hình ảnh mô phỏng bàn tay đang cầm bút điện tử để ký vào văn bản trên điện thoại
Lưu ý khi tạo và sử dụng chữ ký điện tử

Trên đây là 5 cách để tạo chữ ký điện tử cho cá nhân một cách đơn giản và nhanh chóng. Chỉ cần vài phút là bạn đã có ngay cho mình một chữ ký phục vụ cho công việc, có thể sử dụng ký các tài liệu và văn bản trực tuyến. Qua các bước hướng dẫn trên có thể thấy cách tạo chữ ký điện tử cũng không khó. Bạn có thể tạo ngay cho mình một chữ ký nhanh chóng, tiện lợi lại không tốn phí.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *