Tất tần tật về quy trình ra quyết định mua hàng của doanh nghiệp

Quy trình ra quyết định mua hàng của một doanh nghiệp có thể có tác động lớn đến sự thành công và cạnh tranh của họ trên thị trường. Quy trình mua hàng tốt giúp đảm bảo nguồn hàng luôn sẵn sàng để hỗ trợ hoạt động sản xuất và kinh doanh. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì sự liên tục và ổn định trong cung ứng sản phẩm hoặc dịch vụ của họ. Trong bài chia sẻ này, MECI sẽ cùng bạn tìm hiểu cách quyết định mua hàng để đạt hiệu quả tốt nhất.

Đặc điểm quy trình ra quyết định mua hàng của doanh nghiệp

Quy trình ra quyết định mua hàng của doanh nghiệp là một loạt các bước và hoạt động mà một tổ chức phải thực hiện để đưa ra quyết định về việc mua các sản phẩm, dịch vụ hoặc nguyên liệu cần thiết cho hoạt động kinh doanh của họ. Quá trình này không chỉ đơn giản là việc đặt hàng và thanh toán mà còn liên quan đến nhiều khía cạnh quản lý và chiến lược.

Doanh nghiệp ứng dụng quy trình quyết định mua hàng sẽ tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực tài chính và vật lý. Họ chỉ mua những thứ cần thiết cho hoạt động của họ với giá tốt hơn và giảm chi phí mua hàng. Đồng thời, mua hàng theo đúng quy trình giúp doanh nghiệp đánh giá chất lượng sản phẩm trước khi mua. Họ còn có thế tìm kiếm nhiều nhà cung cấp khác nhau để đa dạng hóa nguồn cung ứng. Doanh nghiệp sẽ quản lý được rủi ro trong hoạt động mua hàng khi thực hiện theo đúng quy trình.
Tuy nhiên, doanh nghiệp ra quyết định mua hàng theo quy trình có thể tiêu tốn nhiều thời gian để lựa chọn nhà cung cấp và thương lượng giá. Doanh nghiệp sẽ chịu khá nhiều áp lực trong quản lý chi phí, mối quan hệ với đối tác và nhà cung cấp.

Mô tả 5 bước ra quyết định mua hàng của doanh nghiệp

Quy trình đưa ra quyết định mua hàng của doanh nghiệp thường bao gồm nhiều bước quan trọng để đảm bảo việc mua hàng được thực hiện một cách hiệu quả và chiến lược. Dưới đây là mô tả các bước trong quá trình ra quyết định mua hàng:

• Bước 1: Xác định nhu cầu của doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi việc tiến hành một cuộc phân tích cẩn thận để xác định những sản phẩm, dịch vụ hoặc nguyên liệu cần thiết để hỗ trợ hoạt động kinh doanh. Các phòng ban khác nhau trong tổ chức giao tiếp và phối hợp với nhau để đảm bảo nhu cầu được hiểu đúng và đầy đủ.
• Bước 2: Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp. Doanh nghiệp nghiên cứu thị trường, thăm dò thị trường, và xem xét các đề nghị từ các nhà cung cấp. Các yếu tố được chú trọng để lựa chọn gồm có giá cả, chất lượng sản phẩm, thời gian cung ứng, và uy tín của nhà cung cấp trong quá trình lựa chọn.
• Bước 3: Duyệt nhà cung cấp: Ban lãnh đạo duyệt chọn đơn vị cung cấp trên danh sách được nhận từ bộ phận thu mua và bộ phận liên quan.
• Bước 4: Thương lượng và điều khoản hợp đồng. Doanh nghiệp thương lượng về giá cả, điều khoản hợp đồng, và các điều kiện khác. Doanh nghiệp phải có kỹ năng thương lượng mạnh mẽ và hiểu biết về các điều khoản hợp đồng pháp lý. Từ đó, hợp đồng mua hàng cụ thể được thiết lập đảm bảo rằng cả hai bên đều hiểu rõ và tuân thủ các cam kết.
• Bước 5: Thực hiện giao dịch mua hàng. Doanh nghiệp thực hiện nhận sản phẩm hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp, kiểm tra chất lượng và thanh toán theo điều khoản đã thỏa thuận. Hoạt động này bao gồm việc theo dõi và đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp để đảm bảo rằng mối quan hệ với họ tiếp tục đáp ứng các tiêu chuẩn của doanh nghiệp.

Các bước trong quy trình ra quyết định mua hàng của doanh nghiệp nên một quy trình chi tiết và có tính logic. Doanh nghiệp áp dụng quy trình sẽ đảm bảo rằng đưa ra quyết định mua hàng cân nhắc và đúng đắn.

Ví dụ về quy trình ra quyết định mua hàng của doanh nghiệp

Chúng tôi sẽ chia sẻ một quy trình ra quyết định mua hàng của một doanh nghiệp nhỏ trong ngành thực phẩm. Cụ thể, doanh nghiệp hoạt động sản xuất các sản phẩm thực phẩm đóng gói.

Bước 1: Xác định Nhu cầu. Doanh nghiệp cần mua thêm nguyên liệu chính là hạt điều. Doanh nghiệp sẽ triển khai:

• Tổ chức cuộc họp giữa bộ phận nghiên cứu và phát triển sản phẩm và bộ phận sản xuất để xác định mục tiêu sản phẩm mới và số lượng cần sử dụng hạt điều.
• Đánh giá dự án sản phẩm mới và quyết định cách sử dụng hạt điều trong sản xuất.

Bước 2: Tìm Kiếm và Lựa Chọn Nhà Cung Cấp. Doanh nghiệp tiến hành tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp hạt điều:

• Tìm kiếm trên thị trường và xác định danh sách các nhà cung cấp tiềm năng có khả năng cung ứng hạt điều chất lượng.
• Liên hệ với các nhà cung cấp theo danh sách có được để yêu cầu báo giá và thông tin về sản phẩm: chất lượng, nguồn gốc, và giá cả.

Bước 3: Ban lãnh đạo sẽ quyết định duyệt một nhà cung cấp từ danh sách nhận được từ bộ phận chuyên trách.

Bước 4: Thương lượng và Điều Khoản Hợp Đồng. Doanh nghiệp thực hiện các bước thương lượng và lập hợp đồng:

• So sánh các đề nghị từ các nhà cung cấp dựa trên giá, chất lượng, và các điều kiện khác.
• Thương lượng với nhà cung cấp được chọn để đạt được một thỏa thuận về giá và các điều khoản hợp đồng.
• Lập hợp đồng mua hàng chi tiết đề cập đến số lượng, giá cả, thời gian giao hàng, và các điều kiện phát sinh khác.

Bước 5: Thực Hiện Giao Dịch Mua Hàng. Doanh nghiệp thực hiện giao dịch mua hạt điều:

• Gửi đơn đặt hàng chính thức đến nhà cung cấp đã được chọn với các thông tin cụ thể về số lượng, thời gian giao hàng, và giá cả.
• Nhận sản phẩm hạt điều, kiểm tra chất lượng và lập hóa đơn.
• Thực hiện thanh toán theo điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng.

Thông qua việc tuân thủ quy trình này, doanh nghiệp đảm bảo rằng họ có đủ nguyên liệu để sản xuất sản phẩm mới một cách hiệu quả và đáng tin cậy.

Những lưu ý giúp thực hiện quy trình ra quyết định mua hàng hiệu quả

Thực hiện quy trình ra quyết định mua hàng hiệu quả đòi hỏi sự cân nhắc và chiến lược. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện quy trình này một cách thành công:

• Hãy đảm bảo rằng bạn đã xác định rõ mục tiêu và nhu cầu của mình. Điều này giúp tránh việc mua hàng không cần thiết hoặc không phù hợp với hoạt động của bạn.
• Xác định nguồn tài chính và ngân sách rõ ràng để doanh nghiệp chọn đúng nhà cung cấp và và đảm bảo không vượt quá ngân sách.
• Nghiên cứu thị trường cẩn thận để hiểu rõ về các tùy chọn có sẵn, giá cả, chất lượng sản phẩm, và những thay đổi trong ngành.
• Danh sách nhà cung cấp tiềm năng dựa trên quá trình tìm kiếm, nghiên cứu thị trường và phản hồi từ các nguồn đáng tin cậy.
• Đánh giá nhà cung cấp trên tiêu chí quan trọng như chất lượng sản phẩm, thời gian cung ứng, uy tín, và khả năng cung cấp theo yêu cầu.
• Doanh nghiệp phải thương lượng mạnh mẽ với các kỹ năng thuyết phục nhất để để đạt được giá cả và điều khoản hợp đồng tốt nhất.
• Lập hợp đồng cẩn thận, chi tiết các điều khoản, cam kết và trách nhiệm cần thiết để đảm bảo quyền lợi
• Xem xét và đánh giá các rủi ro có thể xảy ra trong quyết định mua hàng và thiết lập các biện pháp để giảm thiểu rủi ro này.
• Sử dụng các phần mềm và công cụ quản lý mua hàng để theo dõi và quản lý quy trình mua hàng một cách hiệu quả.
• Theo dõi và đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp sau khi hợp đồng đã được thực hiện để đảm bảo rằng họ đáp ứng các tiêu chuẩn và cam kết của họ.
• Luôn luôn tìm cách để cải thiện quy trình mua hàng của bạn dựa trên kinh nghiệm trước đó và thay đổi trong môi trường kinh doanh.

Nhớ rằng quyết định mua hàng không chỉ là việc đặt hàng và thanh toán. Nó đòi hỏi sự chiến lược, sáng tạo và quản lý rủi ro để đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn có thể cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ chất lượng và duy trì sự cạnh tranh trong thị trường.

Trong cuộc hành trình đầy thách thức của doanh nghiệp, quy trình ra quyết định mua hàng là một phần không thể thiếu để đảm bảo sự liên tục và thành công. Bằng cách thực hiện quy trình mua hàng một cách hiệu quả và cẩn thận, doanh nghiệp có thể đạt được sự ổn định và thịnh vượng trong môi trường kinh doanh đầy biến đổi. Theo dõi chúng tôi để cập nhập thêm nhiều kiến thức hữu ích nhé!

Câu hỏi thường gặp