Nhà cung cấp dịch vụ thư điện tử là gì? Ưu và nhược điểm

Nhà cung cấp dịch vụ thư điện tử
5/5 - (1 bình chọn)

Việc sử dụng thư điện tử trong công việc hay học tập đã trở nên phổ biến trong cuộc sống. Nó không chỉ là phương tiện trao đổi thông tin màcòn là một hình thức truyền tải thông điệp quảng cáo của các đơn vị bán hàng rất hiệu quả.

Hiện nay, Gmail là được coi là dịch vụ email phổ biến nhất với khoảng 1.8 tỷ tài khoản trên toàn thế giới đang sử dụng (Thống kê năm 2020). Nhưng mỗi người dùng đều có yêu cầu khác nhau khi sử dụng tài khoản email. Do đó, vẫn có nhiều nhà cung cấp dịch vụ email khác nữa mà có thể bạn chưa biết đến. Chúng tôi sẽ mang đến cho bạn thêm những thông tin về các nhà cung cấp dịch vụ thư điện tử.

Thư điện tử bay ra khỏi hòm thư.
Hình ảnh nhà cung cấp dịch vụ thư điện tử

1. Thế nào là nhà cung cấp dịch vụ thư điện tử?

Dịch vụ thư điện tử là dịch vụ giúp người dùng có thể trao đổi thông tin, tài liệu thông qua việc gửi và nhận tin nhắn thông qua mạng internet. Nó mang đến cho con người chức năng ưu việt là gửi tin nhắn nhanh chóng, không tốn quá nhiều thời gian, chi phí vận chuyển và tiện lợi hơn rất nhiều so với dịch vụ thư truyền thống như trước kia.

Email ra đời vào những năm 70 và đến nay, nó được coi là công cụ chiếm một vị trí thiết yếu trong công việc, học tập hay đời sống hằng ngày của con người mà khó có phương tiện truyền thông hiện đại nào khác có thể thay thế được.

Như vậy, nhà cung cấp dịch vụ thư điện tử được hiểu đơn giản là những người tạo ra hệ thống cung cấp dịch vụ thư điện tử cho người dùng, giúp người dùng có thể nhận và gửi thư thông qua mạng internet một cách nhanh chóng, thuận tiện.

Trên thị trường có rất nhiều những nhà cung cấp dịch vụ thư điện tử khác nhau, nhưng mỗi nhà cung cấp sẽ đưa ra những dịch vụ có đặc điểm khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu của nhiều người dùng như hiệu ứng lọc thư rác, khả năng lưu trữ của hộp thư, chương trình truy cập dễ dàng, giao diện dễ sử dụng,…

2. Một số nhà cung cấp dịch vụ thư điện tử hàng đầu Việt Nam

Nhà cung cấp dịch vụ thư điện tử
Một số nhà cung cấp dịch vụ thư điện tử hàng đầu Việt Nam

Hiện nay, ít ai còn xa lạ với những cái tên quen thuộc như gmail, yahoo,… bởi sự thông dụng của nó trong đời sống hằng ngày. Và còn nhiều nền tảng khác mà nhiều người chưa biết hoặc đã từng nghe qua. Sau đây là một số nhà cung cấp dịch vụ thư điện tử hàng đầu hiện nay:

Gmail – Dịch vụ thư điện tử hàng đầu Việt Nam

Hình ảnh cũ và mới của dịch vụ Gmail. Bên trái là cũ và bên phải là mới.
Gmail – Dịch vụ thư điện tử hàng đầu Việt Nam

Như đã nói, hầu hết tất cả mọi người ở Việt Nam chúng ta đều không còn xa lạ với dịch vụ Gmail miễn phí của Google. Và đây cũng chính là nhà cung cấp dịch vụ thư điện tử được người dùng tin tưởng và sử dụng nhiều nhất bởi sự rộng rãi của đối tượng người dùng của nó, trong đó có cả cá nhân lẫn công ty hay doanh nghiệp. Họ không chỉ dùng Gmail để gửi tin nhắn hay tài liệu thông thường mà giờ đây nó còn ứng dụng nhiều trong quảng cáo và tiếp thị sản phẩm.

Theo báo cáo thống kê của trang TechCrunch năm 2016, ứng dụng này có hơn một tỷ người sử dụng và đến năm 2020 là 1,8 tỷ tài khoản đã được đăng ký.

Những ưu điểm phải kể đến của Gmail là:

  • Miễn phí.
  • Ứng dụng tích hợp cùng nhiều công cụ phổ biến như Google Calendar; Google Driver để quản lý, lưu trữ tài liệu; hay Youtube để dùng tài khoản email để đăng nhập và quản lý tài khoản,… và còn nhiều tính năng khác.
  • Bạn có thể sử dụng nhiều sản phẩm miễn phí như cuộc gọi HubSpot để nhanh chóng lên lịch họp thay vì email qua lại.
  • Gmail cung cấp 15 GB dung lượng lưu trữ email miễn phí, giúp người dùng có thể sử dụng thoải mái.
  • Công cụ có các bộ lọc nâng cao hỗ trợ tự động đẩy email được gửi đến vào các thư mục riêng biệt, giúp hộp thư được sắp xếp khoa học.

Ngoài ra, hiện nay Gmail còn tăng cường sự an ninh, tính bảo mật bằng xác minh hai bước và bộ lọc chống spam mạnh mẽ giúp hạn chế tối đa sự làm phiền bởi thư rác cho người dùng.

Tuy nhiên, ứng dụng này vẫn cần cải thiện nhiều điểm hạn chế như:

  • Mất thời gian xoá thư vì bắt buộc dùng thao tác click chuột.
  • Hạn chế nhận và gửi email: Dù cung cấp 15GB dung lượng nhưng nó không cho phép 1 tài khoản gửi hơn 500 mail 1 ngày hay cho 500 người nhận.
  • Chỉ hỗ trợ một loại chữ ký duy nhất: Nếu muốn dùng một chữ ký khác, người dùng bắt buộc phải xóa chữ ký cũ và viết mới, điều này khá phiền khi người dùng cần sử dụng nhiều chữ ký khác nhau.

Tuy nhiên, nhờ những tính năng ưu việt cùng sự cải thiện này càng tốt, vị trí số một của Gmail trên thị trường vẫn không hề lung lay trong lòng khách hàng.

Outlook Mail – Dịch vụ thư điện tử tốt nhất

Hình ảnh logo Outlook qua các năm: 2003, 2010 và hiện tại.
Dịch vụ thư điện tử tốt nhất – Outlook Mail

Nhà cung cấp thứ hai phải kể đến chắc chắn phải là Outlook, bởi đây chính là sự lựa chọn tuyệt vời, đã được hơn 400 triệu người tin dùng tại năm 2016. Outlook có thiết kế đơn giản, dễ nhìn, và dễ sử dụng, dành cho tất cả mọi người.

Ngoài ra, Outlook Mail được sự hỗ trợ tiềm lực từ gã khổng lồ công nghệ Microsoft. Nhờ vậy, nó cung cấp thêm nhiều tính năng nâng cao như Clutter, có thể dễ dàng tìm ra các email ít ưu tiên, quan trọng và tách chúng ra từ hộp thư của bạn.

Giống như Gmail, ứng dụng này cũng tích hợp các phần mềm khác trong cùng một hệ sinh thái để đáp ứng những nhu cầu công việc và có sử dụng phương thức bảo mật xác minh 2 bước để bảo vệ hộp thư của bạn một cách tuyệt đối.

iCloud Mail – Email bảo mật top đầu thế giới

iCloud và các dịch vụ của thư điện tử này.
iCloud Mail – Thư điện tử bảo mật top đầu thế giới

Nếu bạn là một tín đồ của Apple chắc hẳn sẽ không còn xa lạ gì với iCloud Mail – một trong những gói dịch vụ thư điện tử bảo mật bậc nhất thế giới. Khi bạn có một ID Apple bạn sẽ được yêu cầu một địa chỉ email để kết nối với Apple trên thiết bị của bạn. Nếu bạn có cả máy tính Apple thì lời khuyên tốt dành cho bạn là nên sử dụng iCloud làm mail chính cho mình, nó sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý trên các thiết bị của bạn. Các thiết bị nhà Apple thường hay được khách hàng nói vui rằng: “Apple chỉ chơi với chính nó”.

Do vậy, hệ thống bảo mật và chống thư Spam của iCloud nhà Apple hoạt động hầu như là 100% hiệu quả. Ngoài ra, thư điện tử của hãng này còn có một số tính năng nâng cao bao gồm trả lời thư tự động và một số bộ lọc cơ bản. Nó là một phần của nền tảng điện toán đám mây bao gồm danh sách liên lạc, lịch và tiện ích cho ghi chú và lời nhắc dành riêng cho người dùng là đối tượng khách hàng riêng của Apple.

AOL – Dịch vụ email miễn phí cho doanh nghiệp với dung lượng lưu trữ không giới hạn

Logo của dịch vụ thư điện tử AOL.
Nhà cung cấp dịch vụ thư điện tử – AOL

AOL Mail là một nhà cung cấp dịch vụ thư điện tử miễn phí ra đời vào năm 1993, ra đời sớm hơn cả so với Google. Nó có dung lượng lưu trữ không giới hạn tới 25 MB rất phù hợp với các doanh nghiệp cần lưu trữ rất nhiều tin nhắn.

Nhờ vậy, đến nay nó vẫn được ưa chuộng và phổ biến mạnh mẽ tại các doanh nghiệp.

Yahoo Mail – Dịch vụ email lâu đời nhất

Logo của dịch vụ thư điện tử Yahoo mail.
Yahoo Mail – Dịch vụ thư điện tử lâu đời nhất

Yahoo là được coi một trong những công ty lâu đời nhất của Internet được phát triển từ năm 1994. Vào thời điểm đó, thương hiệu của nhà cung cấp dịch vụ thư điện tử này khá phổ biến với người sử dụng. Nhưng đến năm 2016, hãng này đã được mua lại bởi Verizon và dần bị quên lãng.

Tuy nhiên vào thời điểm đó, dịch vụ của hãng cũng được khách hàng vô cùng ưa chuộng với các tính năng:

  • Dung lượng lưu trữ lớn tới 1 TB
  • Tin nhắn rác được tự động xóa sau 90 ngày.
  • Có bộ lọc thư rác và mã hóa SSL
  • Được xây dựng trên công cụ trang web tìm kiếm, notepad và lịch

Ngoài ra, Yahoo còn được biết đến là một công cụ tìm kiếm, tin tức nhắn tin và những tiện ích khác.

Zoho Mail – Email phổ biến

Logo của  dịch vụ thư điện tử Zoho mail
Zoho Mail – dịch vụ thư điện tử phổ biến

Zoho xuất hiện với nhiều phiên bản khác nhau dành cho cả người dùng cá nhân và người dùng doanh nghiệp. Đây là tài khoản thư điện tử miễn phí ít được biết đến hơn. Nhưng nó có rất nhiều tiềm năng cho các doanh nghiệp, đặc biệt là cho các công ty khởi nghiệp và doanh nghiệp nhỏ vì nó cung cấp vừa đủ các tính năng cần thiết dành cho công việc như soạn thảo, gửi, nhận, lưu trữ tin nhắn và cả công cụ khác như lịch, tác vụ và ghi chú, …

Điều đầu tiên ấn tượng về Zoho là tính thân thiện của nó. Từ việc tích hợp với Google Drive, Box và các trình quản lý tệp dựa trên đám mây đến trình quản lý tác vụ tích hợp đều được dịch vụ email này thiết kế một cách tối giản hỗ trợ hoàn thành tất cả các công việc hằng ngày của bạn.

Có một điểm nổi bật hơn cả của Zoho chính là dịch vụ thư điện tử của nhà cung cấp này hoàn toàn không có quảng cáo, bởi họ là công ty công nghệ. Điều này rất được lòng của các vị khách hàng khó tính trên thị trường.

Gói email này còn được phát triển trên nền điện toán đám mây bao gồm tính năng bảo vệ chống virus và lọc thư rác. Ngoài những tính năng dành cho công việc và hệ sinh thái đã kể ở trên, dịch vụ thư điện tử này còn cung cấp cho người dùng những công cụ khác như CRM bán hàng, công cụ marketing mạnh mẽ, phù hợp với xu hướng hiện nay.

Hiện nay, giải pháp Zoho Mail đã phát triển trên 150 quốc gia như Anh, Nhật, Hàn, Mỹ, Trung Quốc…. Theo thống kê năm 2020, Zoho cho biết họ có hơn 50 triệu người dùng trên khắp thế giới đang sử dụng một trong các sản phẩm của họ. Do đó, có thể nói Zoho là nền tảng rất phổ biến.

3. Khi lựa chọn nhà cung cấp cần cân nhắc điều gì?

Nếu bạn hiện đang là một cá nhân hoặc doanh nghiệp có mong muốn tìm kiếm một dịch vụ thư điện tử, trước tiên hãy xác định rõ mục tiêu sử dụng và những yêu cầu của mình về ứng dụng đó đối với đặc tính công việc của doanh nghiệp mình. Tiếp đến, bạn cần xem xét kỹ những thông tin về các nhà cung cấp dịch vụ thư điện tử để chọn lọc ra ứng dụng phù hợp với nhu cầu của mình nhất. Đặc biệt là:

  • Giá cả: miễn phí hay tính phí
  • Công nghệ sử dụng: Điều này liên quan nhiều đến tốc độ xử lý, lưu trữ email. Hệ thống máy chủ email có đảm bảo hoạt động liên tục 24/24 hay không? Hệ thống có sử dụng công nghệ Ai, dịch vụ EAP để hạn chế spam, phishing, malware email đến người dùng không?
  • Vấn đề bảo mật : Yếu tố bảo mật rất quan trọng ảnh hưởng lớn đến hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy dịch vụ phải đảm bảo bảo mật đa lớp bao gồm chứng chỉ số, mã hóa email và mã hóa email trên trình duyệt. Một biện pháp phòng thủ hiệu quả cần có tính chủ động và ứng dụng các công nghệ như Trí tuệ nhân tạo, Trí tuệ nguồn mở (OSINT) và Máy học (Machine Learning) để phát hiện và chặn các mối đe dọa trước khi chúng xâm nhập vào hệ thống.
  • Tính năng, đặc điểm: Xem xét coi những điểm này có phù hợp với nhu cầu hay không? Dung lượng lưu trữ như thế nào? Số lượng địa chỉ email là bao nhiêu? Có hỗ trợ chuyển tiếp email (Email forwarder) không? Hiệu suất hoạt động của ứng dụng như thế nào? IP có sạch hay không? …
  • Chính sách backup: Đây là phương án dự phòng khi dữ liệu bị mất do nhiều lý do. Do đó, doanh nghiệp nên chủ động lựa chọn cho mình nhà cung cấp có chính sách sao lưu dự phòng để tránh những trường hợp xấu có thể xảy ra.
Logo của và biểu tượng đang đăng nhập Gmail xuất hiện giữa màn hình máy tính.
Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ thư điện tử

Trên đây là những thông tin cần thiết về nhà cung cấp dịch vụ thư điện tử, mong rằng với những kiến thức mà chúng tôi chia sẻ, bạn có thể lựa chọn cho mình nhà cung cấp email phù hợp và tốt nhất cho đơn vị của mình.

Chúc bạn thành công !

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *